1. Trello là gì? Cấu tạo của Trello
1.1. Trello là gì?
Trello là phần mềm quản lý dự án được sử dụng bởi hàng nghìn công ty, tổ chức trên toàn cầu. Ứng dụng này đã trở thành một trong những phương pháp phổ biến nhất để cộng tác và quản lý dự án.
Trello cho phép người dùng tạo các “bảng” được sắp xếp hợp lý và cung cấp một cái nhìn trực quan, rõ ràng để theo dõi cũng như quản lý công việc. Sự cộng tác dễ dàng qua Trello là lý do lớn khiến các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng ứng dụng này. Chỉ với một cái nhìn, người dùng có thể biết được ai đang làm việc cho dự án nào, vị trí của dự án, thời hạn đề xuất và các thông tin khác.
Hiện nay, Trello được sử dụng phổ biến bởi tính dễ sử dụng và những tiện ích mà ứng dụng này mang lại. Với thiết kế dễ hiểu và thân thiện với người dùng, bất kỳ ai cũng có thể học sử dụng Trello một cách nhanh chóng.
Trello cũng cho phép người dùng sử dụng các tính năng cơ bản một cách miễn phí. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể trả thêm phí để nâng cấp tài khoản nếu muốn trải nghiệm thêm nhiều tính năng hữu ích khác của Trello.
Trello là một ứng dụng “lập danh sách” dựa trên hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn có tên là Kanban, đó là ý tưởng trực quan hóa quy trình để có thể theo dõi tiến độ công việc từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối trong nháy mắt. Một bảng Trello thường bao gồm một nhiệm vụ hoặc dự án.
1.2. Cấu tạo của Trello
Để trả lời rõ hơn cho câu hỏi Trello là gì, hãy cùng tìm hiểu thêm về những thành phần cơ bản sau của Trello
- Bảng (Board): Là màn hình chính nơi người dùng sẽ làm việc và cộng tác trên Trello. Người dùng có thể sử dụng bảng để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể, lên ý tưởng với tư cách là một nhóm và phân công nhiệm vụ. Thông thường, bảng có thể chứa nhiều danh sách để chia tình trạng tiến hành các đầu việc của một dự án cho tiện theo dõi.
- Danh sách (List): Danh sách Trello gần giống như các tiêu đề trong bảng, có nhiệm vụ lưu giữ các thẻ, các nhiệm vụ cụ thể hoặc các phần thông tin, được sắp xếp theo các giai đoạn tiến triển khác nhau. Danh sách được sử dụng để tạo quy trình làm việc trong đó các thẻ được tiến hành qua từng bước trong quy trình hoặc đơn giản chỉ là nơi để theo dõi các ý tưởng và thông tin. Không có giới hạn về số lượng dach sách có thể thêm vào bảng và người dùng có thể sắp xếp và đặt tiêu đề danh sách theo cách mình muốn.
- Thẻ (Card): là đơn vị nhỏ nhất nhưng chi tiết nhất của bảng. Thẻ Trello chứa tất cả thông tin cho nhiệm vụ, ý tưởng hoặc suy nghĩ của người dùng. Thẻ có thể là công việc cần phải hoàn thành hoặc thứ gì đó cần được ghi nhớ. Người dùng chỉ cần nhấp chuột vào mục “Thêm thẻ…” ở cuối mỗi danh sách nếu muốn tạo thẻ mới và đặt tên cho thẻ. Các thẻ có thể được tùy chỉnh để chứa nhiều thông tin hữu ích bằng cách nhấp vào chúng. Để di chuyển thẻ từ danh sách này sang danh sách khác, chỉ cần nhấp và kéo thẻ vào danh sách khác. Số lượng thẻ có thể thêm vào một bảng không có giới hạn.
- Menu Board: Ở bên phải bảng Trello là menu. Đây là trung tâm điều khiển nhiệm vụ cho bảng. Menu là nơi người dùng quản lý quyền hạn của các thành viên, cài đặt điều khiển, tìm kiếm thẻ, bật Power-Up và tạo tự động hóa. Người dùng cũng có thể xem tất cả hoạt động đã diễn ra trên bảng trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động của menu.
2. Các tính năng chính của Trello
Trello được trang bị những tính năng nổi bật sau:
- Chế độ xem: Tính năng này giúp người dùng xem các dự án của mình từ mọi góc độ với các chế độ xem Bảng, Dòng thời gian, Lịch, Bảng điều khiển, Bản đồ. Các dạng xem này sẽ mang đến góc nhìn mới mẻ cho nhiệm vụ đang được thực hiện.
- Tự động hoá: Tự động hoá các tác vụ và các quy trình làm việc với tính năng tự động hoá của Butler. Mọi bảng Trello đều được tích hợp tính năng tự động hoá không cần mã mạnh. Với Butler, người dùng có thể tập trung vào công việc quan trọng nhất và để robot làm phần việc còn lại.
- Tiện ích bổ sung: Tăng cường sức mạnh cho nhóm bằng cách liên kết các công cụ yêu thích của nhóm với plugin của Trello.
- Mẫu: Cung cấp cho nhóm người dùng kế hoạch chi tiết dẫn tới thành công với các mẫu dễ sử dụng, được tham khảo từ các đơn vị dẫn đầu trong ngành cũng như cộng đồng Trello.
- Tiện ích tích hợp: Tìm ứng dụng mà nhóm đang sử dụng hoặc khám phá những cách thức mới để hoàn thành công việc trong Trello.
3. Tại sao nên ứng dụng Trello trong quản lý dự án nhóm
3.1. Giao diện dễ sử dụng
Tính dễ sử dụng của Trello là một trong những lý do lớn nhất khiến ứng dụng này nằm trong danh sách các công cụ quản lý dự án tốt nhất hiện nay. Trello mang đến cái nhìn trực quan, tạo ra một giải pháp tuyệt vời cho quản lý dự án nhóm. Ngay cả những người dùng không thành thạo về kỹ thuật cũng có thể sử dụng nền tảng mà không gặp bất kỳ rắc rối hay khó khăn nào.
Mặc dù Trello quen thuộc và đơn giản nhưng nó đủ mạnh để hợp lý hóa các quy trình quản lý dự án. Từ việc bắt đầu một dự án mới đến giới thiệu các thành viên mới trong nhóm, mọi thứ đều đơn giản và chỉ mất một vài cú nhấp chuột. Sự đơn giản chính là cốt lõi của Trello.
3.2.Tự động hóa quy trình làm việc
Mặc dù đơn giản nhưng các công cụ tự động hóa của Trello rất rõ ràng và dễ thiết lập. Butler, bot tự động hóa của Trello, giúp thiết lập các trình kích hoạt dựa trên nguyên tắc và các hành động mong muốn dễ dàng hơn bao giờ hết. Tất cả những gì bạn phải làm là trả lời một số câu hỏi và Butler sẽ định hình mọi thứ cho bạn. Trello cung cấp các tiện ích vừa đủ để giúp người dùng tiết kiệm thời gian và hoàn thành nhiều việc hơn mà không phải lo lắng về các tác vụ quản trị.
3.3. Các tùy chọn chức năng mở rộng
Người dùng có thể mở rộng chức năng của nền tảng Trello bằng cách sử dụng nhiều tính năng khác. Từ tự động hóa Butler đến Power-Up và tích hợp, những tính năng này cung cấp các tiện ích phù hợp mà không cần tốn quá nhiều thời gian và sức lực. Với Power-Up, người dùng có thể tích hợp các công cụ mình đang sử dụng, như Slack, Google Drive, Zoom và Microsoft Teams, vào quy trình làm việc Trello để tạo ra các quá trình tự động hóa trên mọi công cụ. Thông qua Trello, người dùng có thể sẽ tìm thấy Power-Up để quản lý tệp, giao tiếp, phân tích và báo cáo,…
3.4. Ứng dụng di động mạnh mẽ
Hầu hết các giải pháp quản lý dự án tốt nhất đều đi kèm với một số phiên bản của ứng dụng dành cho thiết bị di động, nhưng Trello là ứng dụng được người hâm mộ đánh giá cao, bởi với Trello, người dùng có thể thao tác tất cả mọi thứ trên phiên bản dành cho máy tính để bàn. Nhóm người dùng có thể truy cập vào Trello dễ dàng mà không phải trả thêm phí, vì vậy mọi người có thể theo dõi ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào máy tính của mình.
3.5. Tính năng cộng tác nhóm
Hợp tác nhóm là trọng tâm của quản lý dự án và Trello đã thành công trong việc khiến cho hợp tác nhóm trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Trello đi kèm với một loạt các công cụ cộng tác, bao gồm nhận xét, chia sẻ tài liệu, @ đề cập đến đồng đội và cả thông báo. Người quản lý có thể chỉ định các thành viên trong nhóm vào các thẻ thích hợp để người dùng luôn biết những gì trong chương trình làm việc của họ.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhận xét về thẻ, gắn thẻ cho nhau và giữ các cuộc trò chuyện tập trung cho từng tác vụ để tất cả ở cùng một nơi. Mỗi người dùng có thể định cấu hình thông báo qua email, màn hình và thông báo đẩy để tùy chỉnh trải nghiệm dựa trên sở thích của họ.
Trello cũng tích hợp với Slack, giúp giao tiếp và cộng tác trong nhóm dễ dàng hơn bao giờ hết. Với việc tích hợp, bạn có thể dán các liên kết Trello vào Slack và xem các số liệu thống kê quan trọng, như người được giao, mô tả nhiệm vụ, và nhận xét gần đây mà không cần rời khỏi ứng dụng. Bạn thậm chí có thể đính kèm các cuộc trò chuyện Slack trực tiếp vào thẻ Trello và thay đổi ngày đến hạn và mời người dùng vào bảng hoặc thẻ trực tiếp trong Slack.
3.6. Giá cả hợp lý
Mặc dù một số công cụ quản lý dự án có chi phí cao và không mang lại hiệu quả, nhưng Trello lại có cách tiếp cận ngược lại - nó có giá cả phải chăng nhưng mang lại nhiều giá trị cho người dùng. Ngay cả khi bạn không có đủ tiền thì Trello vẫn có một gói miễn phí vĩnh viễn đi kèm với danh sách và thẻ không giới hạn cũng như tối đa mười bảng cho mỗi đội nhóm. Vì vậy, người dùng có thể mời cả nhóm của mình và sử dụng miễn phí, miễn là có ít hơn mười bảng.
Hiện này, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng gói miễn phí vĩnh viễn của Trello vì những tính năng đi kèm là quá đủ. Nhưng nếu người dùng cần nâng cấp, chi phí của các gói chỉ từ 5 đô la cho mỗi người dùng và bao gồm bộ nhớ không giới hạn, các trường tùy chỉnh và danh sách kiểm tra nâng cao.
Qua các thông tin được nêu ra ở trên, bài viết đã giải đáp cho người đọc Trello là gì cũng như tại sao chúng ta nên ứng dụng phần mềm này trong quản lý dự án. Nói tóm lại, Trello là một công cụ tuyệt vời dành cho các cá nhân hoặc công ty thích sử dụng công cụ quản lý dự án trực quan với nhiều cơ hội tích hợp.
Tham gia bình luận ngay!