1. Định nghĩa trợ lý nhân sự là gì?
Trợ lý nhân sự là người có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng phòng nhân sự xử lý các vấn đề hàng ngày liên quan tới nhân sự, hành chính văn phòng như: chấm công, xử lý tài liệu, quản lý hồ sơ nhân sự,... Trợ lý nhân sự là một vị trí rất quan trọng và cần thiết trong doanh nghiệp.
Trợ lý nhân sự còn hỗ trợ thủ tục giấy tờ, tham gia vào quá trình kiểm soát, giải quyết các vấn đề phát sinh của người lao động trong công ty cùng với nhân viên nhân sự khác.
Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng người lao động không nhiều, ít có sự phân chia công việc tại phòng nhân sự. Các doanh nghiệp này thường tổ chức cho mình phòng hành chính nhân sự với các nhân viên đảm nhiệm đa dạng công việc khác nhau.
Tại các doanh nghiệp lớn, hay doanh nghiệp sản xuất có đông người lao động, đặc biệt những công ty cần số lượng lớn người lao động không yêu cầu kinh nghiệm, vai trò của trợ lý nhân sự cực kỳ quan trọng.
Đọc thêm: Nhân sự gồm những mảng nào
2. Mô tả công việc của một trợ lý nhân sự
Công việc chính của trợ lý nhân sự là làm việc với nguồn lao động mới của công ty, một số công việc cụ thể như sau:
- Tìm kiếm nguồn nhân lực mới cho công ty theo yêu cầu của lãnh đạo.
Dựa trên kinh nghiệm và sự hiểu biết của mình, trợ lý nhân sự phải nắm được hoạt động thường ngày của công ty, đặc điểm chung của nhân viên trong công ty, bộ phận đang cần thêm lao động mà cấp trên yêu cầu. Tìm đến những nơi có ứng viên thích hợp cho doanh nghiệp mình.
Có thể tìm trên trang mạng xã hội, các website tìm việc, hay đến các địa điểm trường đại học có đào tạo ngành tương ứng, phát tờ rơi, treo băng rôn tuyển dụng, … các các thức có thể tiếp cận được nguồn nhân lực phù hợp.
- Thực hiện quá trình sơ tuyển hồ sơ tìm được.
Bằng các phương tiện các thức tuyển dụng ở trên, trợ lý nhân sự để lại thông tin liên lạc của mình để người có nhu cầu làm việc liên lạc làm thủ tục ứng tuyển. Trợ lý nhân sự sẽ loại bớt các ứng viên không đảm bảo yêu cầu cơ bản.
Trợ lý thông thường sẽ đánh giá các ứng viên qua CV online mà ứng viên nộp. Còn đối với người lao động phổ thông, ít học thức, sẽ có các đánh giá qua cuộc gọi thoại, tin nhắn, …
- Trực tiếp phỏng vấn các ứng viên đã sơ loại ở vòng trước.
Khi đã sàng lọc được nguồn lao động ưng ý, trợ lý nhân sự sẽ là người trực tiếp phỏng vấn tuyển chọn người lao động cho công ty. Trong buổi phỏng vấn trực tiếp này, cần có những câu hỏi để đánh giá thái độ, phẩm chất, trình độ của ứng viên có phù hợp với công ty mình không.
Thông qua cuộc phỏng vấn, cũng cần cung cấp các thông tin chi tiết hơn về công việc cần làm khi trúng tuyển, chế độ làm việc, các phúc lợi và giải đáp thắc mắc cho người làm. Nếu mọi mặt đều phù hợp, trợ lý tiến hành nhận người lao động mới.
- Hướng dẫn cho nhân viên mới, người thử việc trong công ty.
Sau khi nhận và hẹn lịch làm việc với nhân viên mới, trợ lý nhân sự phụ trách hướng dẫn, tổ chức đào tạo nội quy chung trong công ty. Giới thiệu các phòng ban, quy mô, định hướng của công ty, rồi bàn giao lại nhân sự mới cho trưởng phòng ban tương ứng.
- Theo dõi, hỗ trợ nhân viên mới, hoàn thành thủ tục giấy tờ cần thiết.
Trong quá trình thử việc tại công ty, người lao động mới còn bỡ ngỡ chưa hiểu hết sinh hoạt trong công ty cần được trợ lý nhân sự giúp đỡ. Khi người làm mới đã hòa nhập được với công ty, trợ lý hoàn thiện hồ sơ giấy tờ, hợp đồng lao động cho nhân viên mới.
- Hỗ trợ, quản lý các hoạt động khác trong phòng ban nhân sự.
Cùng với nhân viên hành chính nhân sự khác cùng phòng ban, trợ lý nhân sự sẽ giúp đỡ những vấn đề chung như: tổ chức hoạt động ngoại khóa trong công ty, chi phí văn phòng nhân sự, quản lý giấy tờ, hồ sơ, …
- Thực hiện các công việc khác theo đặc thù của công ty dưới sự chỉ đạo của cấp trên.
Tại các doanh nghiệp có tính chất, mô hình hoạt động khác biệt, người của phòng ban nhân sự trong đó có trợ lý nhân sự sẽ có những công việc cụ thể khác nhau do ban lãnh đạo công ty chỉ thị.
Đọc thêm: phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
3. Các yếu tố cần có để trở thành trợ lý nhân sự
- Có trình độ chuyên môn, bằng cấp các ngành tài chính, kế toán, quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh hoặc kinh nghiệm tại tại vị trí nhân sự từ trước.
- Hiểu biết về các công việc tại các bộ phận trong công ty. Là người chịu trách nhiệm với nguồn lao động mới, giải đáp các thắc mắc về công việc khi phỏng vấn, trợ lý nhân sự cần phải nắm được hoạt động công việc để tìm được người phù hợp.
- Biết nhìn người, khai thác thông tin tốt. Đại diện cho công ty để tuyển dụng người mới, trợ lý phải có cái nhìn tổng quát, quyết định sáng suốt để đem về nhân sự chất lượng cho công ty.
- Thành thạo các kỹ năng trong tin học phục vụ cho mục đích tiếp cận, quản lý nhân sự. Công việc của hầu hết nhân sự đều dùng đến các phần mềm tin học để làm việc không ngoại trừ trợ lý nhận sự.
- Có khả năng truyền đạt, nói chuyện thuyết phục. Tiếp nhận những thắc mắc của người tìm việc có thể trở thành nhân viên của công ty, trợ lý phải thể hiện được lợi ích, sức mạnh, tầm ảnh hưởng của công ty, chứng minh cho ứng viên thấy đây là cơ hội làm việc tốt.
- Hiểu biết chút ít về marketing là một lợi thế. Công việc đăng bài tuyển dụng cần nhắm đến đúng đội tượng có nhu cầu, đây là 1 trong những phần việc trong marketing.
Đọc thêm: thực trạng tuyển dụng nhân sự ở việt nam
4. Quyền lợi của trợ lý nhân sự
- Do tính chất trong công việc, người làm công việc trợ lý nhân thường có mức lương cơ bản thấp 3- 5 triệu đồng. Thu nhập chủ yếu của vị trí này ở mức thưởng theo khả năng làm việc.
Công việc trợ lý là giới thiệu người làm khác đến với công ty, nên cần phải có hiệu quả cao tốt mới khiến doanh nghiệp ổn định được. Theo thống kê cho thấy mức thu nhập trung bình 1 tháng của trợ lý nhân sự là 8,2 triệu đồng.
- Mức lương của trợ lý phụ thuộc vào khả năng làm việc của mình cho nên nhiều công ty nhỏ không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, tạo cơ hội cho tất cả mọi người có khả năng với công việc này.
- Tại các công ty lớn, trợ lý nhân sự có thể ký hợp đồng chính thức với công ty, hưởng các chế độ đãi ngộ, phúc lợi dành cho nhân viên chính thức. Ví dụ như các công ty Aha Move, Grab, Now, Giao hàng tiết kiệm, … cần tuyển liên tục các đối tác tài xế, yêu cầu phải có nhân lực cho vị trí trợ lý nhân sự chất lượng, đảm bảo thường xuyên.
Cuối cùng, bạn đã hiểu được trợ lý nhân sự là gì chưa? Vai trò của trợ lý nhân sự đóng góp trực tiếp vào nguồn lực lao động trong công ty – một trong những yếu tố quyết định sự phát triển tại doanh nghiệp.
Tham gia bình luận ngay!