1. Trợ lý sản xuất là làm gì?
Trong mỗi quy trình sản xuất, việc quản lý của người đứng đầu là vô cùng quan trọng để quyết định đến sự thành bại của hoạt động ấy. Tuy nhiên, một hoạt động sản xuất bao gồm rất nhiều công việc mà một mình giám đốc, quản lý sản xuất không thể trực tiếp phụ trách hết tất cả vì khối lượng khổng lồ của nó. Đây là lý do vì sao vị trí trợ lý sản xuất xuất hiện.
Công việc của trợ lý sản xuất là thực hiện trợ giúp cho cấp trên của mình trong quá trình theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động sản xuất. Họ có thể phụ trách những công việc từ lớn nhất như tổng hợp, phân tích số liệu dự án sản xuất đến những thứ nhỏ nhặt như trực tiếp đến chỉnh sửa, hướng dẫn nhân viên, công nhân dưới cấp của mình.
Trước đây, mọi người thường có định kiến trợ lý sản xuất là một công việc nhẹ nhàng và không có quá nhiều nội dung công việc. Tuy nhiên, thực tế thì công việc này lại khá phức tạp và yêu cầu rất nhiều những tiêu chí khắt khe mà không phải ai cũng có thể đáp ứng được. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về những đầu việc cụ thể của một trợ lý sản xuất nhé.
Danh sách việc làm trợ lý sản xuất
2. Mô tả công việc của trợ lý sản xuất
Làm việc ngay dưới cấp giám đốc sản, xuất, giám đốc dự án, trợ lý sản xuất là người phải luôn luôn đảm bảo mọi thông tin được cập nhật đến cấp trên của mình một cách nhanh, ngắn gọn và thiết yếu nhất, đồng thời xử lý những vấn đề nằm trong quyền hạn và khả năng của mình. Vậy cụ thể công việc hằng ngày của một trợ lý là gì?
2.1. Giám sát quá trình sản xuất
Một trợ lý sản xuất thường xuyên được giao nhiệm vụ giám sát quá trình và chất lượng quy trình sản xuất thay cho cấp trên của mình khi người kia rất bận rộn với những công việc có tính quan trọng và phức tạp hơn. Trợ lý sản xuất sẽ phải đến tận công trường, công xưởng, nơi hoạt động sản xuất xảy ra để trực tiếp quan sát, lắng nghe, đánh giá theo những tiêu chí đã được để ra từ trước.
Thông qua việc giám sát này, người làm trợ lý sản xuất sẽ trở về là tổng hợp lại các thông tin đã thu thập được qua nhiều nguồn đáng tin cậy để báo cáo lại với cấp trên của mình.
2.2. Lập báo cáo đệ trình lên cấp trên
Sau khi hoàn tất quá trình thực kiểm, xác định mọi yếu tố ở hiện trường sản xuất, trợ lý sản xuất sẽ có trách nhiệm tổng hợp lại thông tin một cách logic và có khoa học. Từ đó, đưa ra những suy luận, phân tích hợp lý, có căn cứ để tìm ra những đặc điểm của quá trình sản xuất.
Từ công việc này, người trợ lý sản xuất sẽ có thể tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu thậm chí là những vấn đề ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc hay thành quả sản phẩm. Họ sẽ tổng hợp lại tất cả những thông tin trên thành một văn bản báo cáo đệ trình lên người quản lý để họ có cái nhìn bao quát về hoạt động sản xuất hiện tại cũng như nắm bắt kịp thời các vấn đề phát sinh.
2.3. Người “quân sư” đắc lực
Khi có những vấn đề nảy sinh trong hoạt động sản xuất, trợ lý sản xuất là quân sư, tham mưu, tư vấn bằng những ý kiến của mình để người quản lý có được quyết định, phương pháp giải quyết sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Đôi khi, chính trợ lý giám đốc là người có những ý tưởng, sáng tạo giúp cải thiện và cải tiến những hoạt động sản xuất để có được năng suất làm việc cao hơn vì họ chính là người tham gia trực tiếp trong việc giám sát, chỉ huy toàn bộ quá trình.
Xem thêm: Danh sách việc làm trợ lý giám đốc sản xuất
2.4. Quản lý tài liệu, văn bản
Trong các hoạt động sản xuất, tài liệu, văn bản là bằng chứng và cũng là những yếu tố thiết yếu để xác nhận chất lượng sản xuất và chất lượng sản phẩm. Người trợ lý sản xuất phải là người quản lý hầu hết các giấy tờ quan trọng nhất của dự án, quy trình sản xuất và đảm bảo không vấn đề nào xảy ra liên quan đến những sơ xuất, thiếu sót trong việc trình bày nội dung, hình thức văn bản.
Đồng thời, trợ lý sản xuất cũng là người kiểm duyệt các đơn từ, văn bản được gửi đến cấp trên, đảm bảo sự chính xác về nội dung, cách thức trình bày, ngôn ngữ được sử dụng, để đảm bảo công việc của cấp trên cũng diễn ra thuận lợi và hiệu quả, tránh lãng phí tài nguyên.
2.5. Liên hệ, làm việc với các ban ngành khác và đối tác
Công việc của trợ lý giám đốc không chỉ là chịu trách nhiệm với những gì diễn ra bên trong xưởng sản xuất mà còn vượt ra ngoài phạm vi ấy. Chính họ là người cần phải trực tiếp phối hợp, đàm phán với những bộ phận liên quan trong công ty để giải quyết những vấn đề, kiến nghị làm cho sản phẩm có được chất lượng tốt hơn.
Đồng thời, trợ lý sản xuất là người đại diện một phần cho quản lý sản xuất để làm việc với bên đối tác. Ví dụ như với những đối tác là nhà cung cấp nguyên liệu, trợ lý giám đốc sẽ phải đàm phán, thương lượng và kiểm tra hàng hóa nhập vào kho của công ty với số lượng, chất lượng và giá cả theo quy định trong hợp đồng đã ký.
2.6. Các công việc khác theo chỉ thị trực tiếp của quản lý
Ngoài những công việc phía trên, trợ lý sản xuất thường xuyên phải thực hiện những yêu cầu công việc trực tiếp từ cấp trên của mình. Những công việc này thường gắn liền với hoạt động công việc của người quản lý như đi gặp mặt khách hàng, chuẩn bị giấy tờ họp hành, đi công tác,... và trợ lý phải đảm bảo tất cả mọi hoạt động phải được diễn ra đúng dự kiến và nhanh chóng để đạt được hiệu quả cao.
3. Những yêu cầu tuyển dụng trợ lý sản xuất
Để trở thành một trợ lý sản xuất yêu cầu ứng viên phải có rất nhiều những kiến thức kỹ năng không chỉ trong lĩnh vực chuyên môn mà còn phải nắm chắc những kiến thức xã hội và ứng xử hợp lý.
Yêu cầu về trình độ học vấn của trợ lý sản xuất phải từ mức cao đẳng trở lên và phải là những chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực sản xuất tương ứng với nội dung sản xuất của doanh nghiệp bạn muốn ứng tuyển.
Bên cạnh đó, vị trí trợ lý sản xuất thường được yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, quản lý trong các nhà xưởng, công trường, những nơi diễn ra hoạt động sản xuất. Đây là kỹ năng cần có để công việc này diễn ra thuận lợi hơn và tránh những sai sót dẫn đến hậu quả lớn không thể cứu vãn.
Ngoài ra, với khối lượng công việc khá lớn, trợ lý sản xuất cần phải là một người có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời để sắp xếp và hoàn thành hết mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn và quản lý những lịch trình dày đặc của cấp trên.
Kỹ năng tin học, máy tính cũng đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với việc làm ngành nghề trợ lý. Lý do là vì công việc của họ liên quan đến rất nhiều hoạt động tổng hợp thông tin và xử lý văn bản, giấy tờ mà hiện nay đều đã được công nghệ hóa trên máy tính, internet, các nguồn data,...
Những yêu cầu khác mà bạn cũng có thể được yêu cầu tùy vào nơi dự tuyển đó là: kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập, kỹ năng giao tiếp giỏi, kỹ năng xử lý vấn đề, khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc cạnh tranh, chịu đựng áp lực công việc lớn, hứng thú, tâm huyết với nghề,...
4. Thông tin về mức lương trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra bình thường, hiệu quả và trợ giúp quản lý cấp trên trong những công việc hằng ngày. Đồng thời, những yêu cầu của công việc này cũng khá nhiều và gây nhiều áp lực với những ai theo đuổi con đường này, vì vậy, mức lương của trợ lý sản xuất cũng nhỉnh hơn một chút so với những nhân viên, công nhân bình thường.
Tùy vào khối lượng công việc cũng như quy mô doanh nghiệp và quy mô, giá trị của quy trình sản xuất, mức lương của trợ lý sản xuất có thể từ 12 – 20 triệu. Nếu làm việc cho các tập đoàn lớn, mức lương của bạn có thể càng cao hơn nữa theo những vị trí công việc mà bạn đang làm trong tổ chức, mà thực tế là dựa vào mức độ thăng tiến của quản lý trực tiếp.
Trợ lý sản xuất không phải là một công việc đơn giản mà ai ai cũng có thể làm được. Đây là công việc mà bạn chỉ có thể kiên trì theo đuổi nếu đủ nhiệt huyết, lòng yêu nghề, chăm chỉ và trung thành. Qua đây, mong rằng bạn đã có đáp án cho câu hỏi trợ lý sản xuất là làm gì và suy nghĩ về việc làm tiềm năng này.
Tham gia bình luận ngay!