Tìm hiểu chi tiết bảng chấm công quán cafe chuẩn chỉnh nhất

1. Cơ sở để lập bảng chấm công quán cafe

Vậy khi so sánh với những bảng công bình thường khác, bảng công dành cho quán cafe có gì khác? Trước hết, hãy cùng khám phá những căn cứ, hay cơ sở để xây dựng mẫu bảng chấm công dành cho cơ sở kinh doanh phổ biến này nhé.

Một thế giới phẳng đã hình thành và phát triển cực mạnh mẽ ở thế kỷ của chúng ta đang sống. Nhằm hội nhập vào dòng chảy của công nghệ hóa, mọi doanh nghiệp ngày nay đa phần đều đã ứng dụng kỹ thuật hiện đại vào hoạt động của mình. Điển hình nhất chính là phương thức quản lý công lương của nhân viên thông qua các thiết bị hỗ trợ chấm công tiên tiến, tân thời.

Thay vì mất nhiều nhân sự, công sức để thực hiện thủ công những cách kiểm tra, ghi chép, tính toán công lương phức tạp. Ngày nay, hàng loạt các thiết bị hỗ trợ chấm công, phần mềm chấm công ra đời đã tối ưu thành công hoạt động này.

Như đã nói, cafe là cơ sở kinh doanh có lực lượng nhân sự đông và khá phức tạp về giờ giấc làm việc. Chính bởi vậy, các quán cafe vừa và lớn hiện nay đều đã sử dụng bảng chấm công, là một công cụ hỗ trợ quá trình quản lý nhân sự tại quán. Trách nhiệm lập và làm bảng chấm công quán cafe thuộc về bộ phận kế toán của quán. Do đó, nếu đang đảm nhận vai trò ở vị trí này, hãy cố gắng tìm hiểu cách sử dụng, cách lập loại bảng chấm công này để làm việc hiệu quả bạn nhé.

Để lập được biểu mẫu này, cá nhân thực hiện sẽ cần phải triển khai việc lấy toàn bộ dữ liệu từ thiết bị chấm công, sau đó trên cơ sở các ca làm việc cụ thể để chấm công cho nhân viên. Các nhân viên tại quán cafe đa phần làm việc theo ca, số ít khác làm việc toàn thời gian. Đó là chưa kể đến những thời điểm toàn nhân viên phải làm thêm giờ, tăng ca để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của quán.

Có thể nhận định, không chỉ một mà có đa dạng yếu tố để cá nhân thực hiện bảng chấm công phải để tâm đến, nắm vững những yếu tố này mới có thể có phương pháp xây dựng bảng chấm công phù hợp. Các yếu tố quan trọng nhất bạn cần chú trọng là những yếu tố sau: công làm bán thời gian, công làm theo ca, công tăng ca,... Tất cả các tham chiếu về mặt thời gian ở trên đều sẽ được phản ánh trên cùng một trang tính Excel.

Bạn đã sẵn sàng để thiết lập một bảng tính Excel về tính côn - lương của nhân viên hay chưa? Hãy theo dõi nội dung tiếp theo để có được câu trả lời nhé.

Xem thêm: Quy trình tính lương

2. Dữ liệu chấm công yêu cầu chuẩn theo chế độ thời gian cụ thể

Để làm bảng chấm công quán cafe chuyên nghiệp, khoa học thì cá nhân phụ trách cần nằm vững các chế độ làm việc mà công ty đã quy định cho nhân viên của mình. Thời gian được phân loại như sau đối với chế độ công tính toán trên cơ sở ca làm việc:

- Quán cafe thiết lập từ 2 - 3 ca làm việc, trung bình 8 giờ làm việc cho mỗi ca.

- Các ca có thể được nhân viên chấp hành và tuân thủ làm việc chính xác, tuy nhiên một vài trường hợp có thể tùy chỉnh hoặc linh hoạt đổi ca, xoay ca.

- Các cơ sở cafe có doanh thu lớn, đông khách, còn thiết lập chế độ làm thêm giờ cho nhân viên.

- Tính toán công theo ca đa phần ở các cơ sở cafe là chỉ có một ca làm việc chính thức trong một ngày, còn nếu nhân viên làm việc ngoài ca này, đều được quy vào công làm ngoài giờ hành chính. Trên cơ sở này, công của từng nhân viên làm việc ở quán cafe sẽ được thể hiện trong bảng chấm công cụ thể là:

- Thứ nhất, cụ thể khoảng thời gian mà nhân viên làm việc từng ngày một trong một tháng.

- Thứ hai, chi tiết các ca làm việc, tổng lượng thời gian làm việc gắn liền với từng ca trong một ngày. Về tổng lượng thời gian làm việc phụ thuộc phần lớn vào quy định của từng quán cafe. Có những quán cho phép làm 8 tiếng trong một ca, nhưng cũng có những quán cho phép làm 6 tiếng, 10 tiếng, thậm chí là 12 tiếng. Chính bởi vậy, bảng chấm công quán cafe không thể áp dụng chung cho mọi quán mà cần phải linh hoạt các yếu tố này.

- Thứ ba, trình bày số giờ làm việc ngoài giờ của ca làm việc cụ thể bao nhiêu.

- Thứ tư, trình bày tổng công làm việc của nhân viên trên cơ sở ca chính trong ngày.

- Thứ năm, trình bày chính xác tổng lường thời gian làm việc ngoài giờ.

- Mặt khác, cá nhân phụ trách lập bảng công cũng phải nhận định và phản ảnh vào biểu mẫu này những yếu tố khác như số ngày nhân viên nghỉ đột xuất, nghỉ có phép, nghỉ có lương và không lương,...

Nếu thoạt nhìn, có vẻ như bảng chấm công quán cafe được xây dựng trên cơ sở khá nhiều yếu tố, chúng khá nhiều và phức tạp. Thế nhưng, cá nhân phụ trách vẫn có thể nắm bắt và biết cách bố trí, phân bổ những yếu tố này sao cho khoa học nhất trong bảng công. Thao tác với phần mềm Excel không phải ai cũng thành thạo, nhưng với dân kế toán nói chung, topcvai.com tin rằng bạn sẽ có cách để làm ra một bảng chấm công quán cafe trên phần mềm Excel chỉn chu và dễ hiểu nhất.

Xem thêm: Việc làm kế toán

3. Trình bày bảng chấm công quán cafe theo bố cục như thế nào?

Trình bày bảng chấm công quán cafe theo bố cục sau đây được đánh giá là hình thức trình bày phổ biến và dễ hiểu, dễ thực hiện nhất:

Mỗi nhân viên của quán cafe sẽ được thiết lập tổng cộng bốn dòng với cách thể hiện như sau:

- Ở ba dòng đầu sẽ phản ảnh ba ca làm việc (sáng, chiếu, tối) phổ biến ở các quán cafe. Thông qua cách bố trí như vậy, người giám sát sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý quá trình làm việc của nhân viên quán.

- Ở dòng tiếp theo sẽ phản ánh lượng thời gian mà nhân viên làm việc ngoài các ca chính ở trên. Hãy dùng một vài phương pháp để nhận biết chúng dễ dàng, chẳng hạn như TC (tăng ca).

Tiếp đến, cá nhân phụ trách lập bảng chấm công nên phân chia các tháng làm việc trong năm theo từng cột. Tối đa là 31 ngày làm việc trong một tháng, các ngày sẽ thể hiện cụ thể theo các cột. Sau đó, thể hiện thứ tự từng ngày bằng cách đánh số từ trên xuống dưới. Mặc dù vậy, còn có các thứ và tuần trong một tháng, do đó bạn có thể triển khai phương pháp như sau để thể hiện cụ thể ngày đó trong tháng đó là ngày thứ bao nhiêu:

- Ở tại dòng thứ bốn, hãy thiết lập công thức cụ thể để xác định ngày làm việc. Chỉ cần ứng dụng hàm Excel Date là được, áp dụng cho năm hiện tại, ô B2 thể hiện tháng, ô D3 thể hiện ngày.

- Ngày cần được định dạng đúng theo thứ trong một tuần, sử dụng chữ viết tắt ngày trong tiếng Anh. Ví dụ, M (Monday) là ký hiệu viết tắt của thứ hai. Tiếp đến, định dạng ngày tương ứng với thứ thông qua lệnh Custome Fomat. Thao tác thực hiện lần lượt ở dòng thứ bốn như sau: Đầu tiên, chọn Format cells (định dạng cột), tiếp đến chọn Custome, tiếp đến nhập Type: ddd.

>>> Tải và tham khảo bảng chấm công quán cafe:

Bảng chấm công 2020 (1).xls 

mau-bang-cham-cong.xls

Hy vọng qua những thông tin được topcvai.com gợi ý trên đây, bạn sẽ sớm sở hữu một bảng chấm công quán cafe của mình theo như mong muốn!