Bảng mô tả công việc là gì? Cách viết bảng mô tả công việc chuẩn

Việc làm nhân sự

1. Bảng mô tả công việc và những điều cần biết

1.1. Bảng mô tả công việc là gì?

 Bảng mô tả công việc là một văn bản mô tả về những nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ liên quan tới công việc được giao của cá nhân trong một vị trí cụ thể. Bản mô tả công việc là thông tin kết nối đầu tiên giữa ứng viên với nhà tuyển dụng được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo sự so sánh với các công việc khác.

 Bảng mô tả công việc mẫu mang ý nghĩa, giá trị vô cùng quan trọng, không thể thiếu. Các giá trị đấy bao gồm:

 - Giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng sàng lọc ứng viên một cách hiệu quả nhất. Thông qua bản mô tả công việc, các doanh nghiệp có thể tiến hành khoanh vùng, chọn lọc những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc đang tuyển dụng.

 - Là cơ sở giúp người quản lý giao việc theo dõi tiến độ đồng thời giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Từ đó, đưa ra những đánh giá chuẩn nhất về đội ngũ nhân viên cũng như tìm ra phương pháp, cách thức đào tạo hiệu quả.

 - Bảng mô tả công việc là cơ sở để các công-nhân viên nắm rõ mục tiêu, yêu cầu, chức năng cũng như quyền hạn và trách nhiệm của bản thân với những công việc được giao.

 Tóm lại, bảng mô tả công việc là một hình thức gắn kết giữ người quản lý và nhân viên, thông qua đây, giúp người lao động có thể hiểu và thực hiện một cách tốt nhất công việc được giao, góp phần hoàn thành kế hoạch của một bộ phận cũng như cả công ty

1.2. Cách thức hiểu mẫu bảng mô tả công việc chuẩn

Để hiểu rõ vấn đề trong bản mô tả công việc, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

 - Người thực hiện công việc trong bảng mô tả công việc là ai? Đảm nhận vị trí nào trong bộ phận, trong toàn thể công ty

 - Mục tiêu của công việc được giao là gì?

- Các công việc chính mà anh/chị (hoặc nhóm) thực hiện là gì?

 - Địa điểm thực hiện công việc?

 - Khi nào có thể coi là hoàn tất công việc?

 - Các trang thiết bị cần thiết để hoàn thành công việc?

 - Điều kiện làm việc đẻ có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất

 - Rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.

Xem thêm: Tuyển dụng chuyên viên nhân sự

2. Những thông tin cần có trong bảng mô tả công việc hàng ngày

 Mỗi ngành nghề đều mang những đặc trưng riêng, vì vậy mà bảng mô tả công việc cũng khác nhau. Tùy vào đặc điểm của từng vị trí, từng ngành nghề mà cho ra những bảng mô tả công việc phù hợp. Tuy nhiên, thông thường, để bảng mô tả công việc mang lại hiệu quả, phát huy tối đa ý nghĩa của nó thì bạn cần có đủ các thông tin như sau:

 - Tên công việc của người được tuyển vào vị trí đó, địa điểm làm việc cụ thể, vị trí chức danh đó trong bộ máy của công ty, doanh nghiệp,…

 - Nhiệm vụ cần thực hiện đối với công việc đó: Trong bảng mô tả công việc cần ghi rõ ai là người trực tiếp thực hiện công việc đó, cách tiến hành và lý do cần làm. Đồng thời xác định mục đích và phạm vi công việc. Hướng dẫn một cách chi tiết về công việc bao gồm: nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kỹ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.

 - Chi tiết về công việc: Bao gồm các kỹ năng cần thiết về chuyên môn và các kỹ năng mềm cùng với điều kiện làm việc

 - Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Đa số những bảng mô tả công việc đều không đưa ra mức độ hoàn thành công việc mà chỉ nêu ra nhiệm vụ. Vì thế những nội dung mà tiêu chuẩn thực hiện công việc đưa ra sẽ góp phần loại bỏ được vấn đề không rõ ràng này.

Đọc thêm: Bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh chuyên nghiệp

3. Hướng dẫn cách viết bảng mô tả công việc

 Để bảng mô tả mang lại hiệu quả cao, phát huy một cách tốt nhất thì bạn cần phải trau chuốt, tìm hiểu các thông tin một cách đầy đủ, chính xác. Đồng thời, các doanh nghiệp, công ty có thể thực hiện bảng mô tả công việc theo các bước như sau:

 - Bước 1: Lập kế hoạch: Trong bất kỳ công việc gì nếu như bản thân có một sự chuẩn bị tốt, chu đáo về mọi mặt thì sẽ mang lại hiệu quả cao. Và trong bảng mô tả công việc cũng vậy, giai đoạn chuẩn bị là vô cùng quan trọng, bạn cần xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá.

 + Nhiệm vụ khi thực hiện công việc: Công việc đó được thực hiện nhằm mang lại lợi ích gì cho bộ phận nói riêng và trong công ty nói chung. Từ đó, thấy được tầm quan trọng của công việc này để người thực hiện tiến hành làm việc một cách nghiêm túc, mang lại hiệu quả cao nhất.

 + Trách nhiệm: Với tính chất của công việc thì người được giao nhiệm vụ phải làm những gì? Cần cố gắng, tỉ mỉ, cẩn thận bao nhiêu để có thể hoàn thành tốt.

 + Kiểm tra công việc: Sau quá trình thực hiện nhiệm vụ thì người được giao phụ trách công việc cần mang lại kết quả như thế nào? Những tiêu chuẩn để đánh giá mức độ làm việc của họ.

 - Bước 2: Thu thập thông tin cần thiết: Sau khi tiến hành lập kế hoạch thì người tạo bảng mô tả công việc cần phải tiến hành thu thập những thông tin cần thiết, hữu ích nhằm đáp ứng cho yêu cầu công việc. Mỗi vị trí mang đặc trưng riêng, vì thế mà việc thu thập thông tin cung không hề dễ dàng. Cần tham khảo các tiến độ công việc đi trước cũng như phân tích rõ yêu cầu của công việc đó để đưa ra những nhận định chính xác nhất. Đồng thời, bạn cần đặt các công việc vào một hoàn cảnh liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về mối liên hệ đó. Tốt nhất, hãy dùng sơ đồ đẻ miêu tả vị trí công việc

 - Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc: trước khi đưa ra bảng mô tả công việc chính thức thì cần phải tiến hành phác thảo công việc. Tức là thông qua những thông tin thu thập được, người quản lý tiến hành hình dung, bao quát phạm vi công việc để đưa đến những tiêu chuẩn, đánh giá khách quan, đúng nhất. BẢng mô tả công việc có thể người quản lý hay người làm công việc đó soạn thảo, nhưng cũng cần được phê duyệt.

 - Bước 4: Phê chuẩn bảng mô tả công việc: Sau khi tiến hành thực hiện xong các bước thì người thực hiện công việc đó và quản lý phải tiến hành thảo luận, nhất trí về bảng mô tả công việc. Đồng thời, đưa ra những phương pháp để có thể giải quyết những rủi ro xảy ra. Người quản lý cần tiến hành chỉ đạo nhân viên cấp dưới thực hiện bảng mô tả công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.

 Tuy nhiên, trên thực tế, để tạo được bảng mô tả công việc không phải là điều đơn giản. Người quản lý cần có tài năng, có kinh nghiệm, có kiến thức thì mới tạo được bảng mô tả công việc hiệu quả, áp dụng vào thực tế tốt.

Tìm hiểu thêm: Mẫu mô tả công việc kế toán chi tiết nhất

4. Những việc nên và không nên khi viết bảng mô tả công việc

4.1. Mẹo viết bảng mô tả công việc chuẩn

 Để bảng mô tả công việc mang lại hiệu quả cao thì các nhà quản lý cần chú ý:

 - Chức danh công việc cần rõ ràng: Các nhà tuyển dụng nên ghi cụ thể vị trí tuyển dụng bằng các từ ngữ chuyên ngành để thể hiện trình độ cũng như phong thái chuyên nghiệp của công ty. Thông thường, các ứng viên thường hay có thói quen đọc lướt qua các thông tin tuyển dụng để chắt lọc những ý chính. Bởi vậy, nếu một bảng mô tả công việc lan man, không đúng trọng tâm thì sẽ rất dễ bị bỏ qua. Do đó, hãy trỏ thành những nhà tuyê̂n dụng thông minh, tính toán đúng về tình cảm, yêu cầu của ứng viên để giữ Chúng lại. Đồng thời, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể sử dụng cách dẫn dắt hài hước cũng như bay bổng sẽ giúp thu hút được cái nhìn của ứng viên hơn đấy

 - Miêu tả cụ thể các công việc: Đặt vị trí vào ứng viên, chắc chắn các nhà tuyển dụng cũng mong muốn biết mình làm ở vị trí nào khi được làm việc trong công ty. Vì thế, hãy tiến hành mô tả công việc một cách cụ thể, rõ ràng để ứng viên có thể hình dung ra bức tranh toàn cảnh về những đầu việc phải làm khi đọc bảng mô tả công việc . Đồng thời, thực hiện chia nhỏ thành những nhiệm vụ ngắn gọn

 - Đưa ra những thông tin về phúc lợi: Bạn nên biết rằng, chế độ lương thưởng là một trong những yếu tố mà người lao động vô cùng quan tâm . Vì thế, hãy tiến hành đưa ra mức ương và những chế độ phúc lợi khác có lợi cho ứng viên. Chắc chắn rằng, một công ty có các chế độ đãi ngộ tốt nhất định sẽ nhận được sự quan tâm nhiệt tình của ứng viên đấy

 - Giới thiệu về văn hóa công ty: Một nhân viên có thể gắn bó lâu dài với công ty hay không là nhờ vào môi trường làm việc. Một công ty với các nhân viên nhiệt tình, luôn giúp đỡ, vui vẻ, hòa đồng với nhau chắc chắn sẽ thu hút được nhiều ứng viên. Đồng thời, bạn có thể đưa ra các hoạt động ngoại khóa, team bullding, sự kiện để xây dựng văn hóa công ty trong mắt người đọc

4.2. Những điều cần tránh khi viết bảng mô tả công việc

 Khi viết bảng mô tả công việc hàng ngày, bạn cần phải tránh những điều như sau:

 - Phân biệt đối xử: Bảng mô tả công việc nếu như đưa ra yêu cầu quá khắt khe thì sẽ hạn chế những tài năng trẻ chưa có môi trường phát huy. Vì thế, người tuyển dụng nên lựa chọn những phương thức cũng như từ ngữ phù hợp trong bảng mô tả công việc

 - Viết bảng mô tả với quá nhiều yêu cầu: Bạn chỉ nên viết bảng mô tả công việc với những yêu cầu cơ bản và có liên quan trực tiếp nhất đối với vị trí tuyển dụng mà thôi. Tránh những ý kiến quá khắt khe

 - Thái độ tiêu cực trong công việc: Dù trong phỏng vấn hay bảng mô tả công việc, các nhà tuyển dụng cũng cần tỏ ta tích cực với ứng viên dù họ có phải là người phù hợp hay không. 

 - Tỏ ra bí ẩn trong bảng mô tả công việc: Hãy xác định rằng, bảng mô tả công việc là để phục vụ nhu cầu tuyển dụng. Vì thế, các ứng viên có quyền được biết tất cả các thông tin liên quan đến vị trí đó.

5. Mẫu bảng mô tả công việc

 Bạn có thể tiến hành tham khảo một số mẫu mô tả công việc chuẩn như sau:

 Bảng mô tả công việc của kế toán trưởng: bang-mo-ta-cong-viec-cua-ke-toan-truong.doc

 Bảng mô tả công việc của nhân viên sự kiện:mo-ta-cong-viec-cua-nhan-vien-to-chuc-su-kien.doc

 Bảng mô tả công việc của nhân viên bán hàng: mo-ta-cong-viec-cua-nhan-vien-ban-hang.doc

 Mong rằng, với những chia sẻ của topcvai.com trên đây sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về cách viết bảng mô tả công việc và các biểu mẫu bản mô tả công việc cần thiết. Từ đó mang lại hữu ích cho các nhà tuyển dụng.