1. Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là người hỗ trợ các công tác về quản lý, điều hành trong văn phòng. Thư ký văn phòng sẽ là người xử lý các công việc liên quan tới giấy tờ, sắp xếp h ồ sơ, soạn thỏa văn bản, lên lịch tổ chức cuộc họp, hội nghị cho ban giám đốc.
Chức năng nhiệm vụ chính của thư ký văn phòng là:
- Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan, phòng ban.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin.
- Đón tiếp khách hàng.
- Sắp xếp các chuyến đi công tác cho ban giám đốc.
Phạm vi chuyên môn của vị trí thư ký văn phòng ký rất rộng và bao quát. Bên cạnh các nghiệp vụ chuyên môn hành chính thông thường thì họ còn phải đảm nhận cả các công việc của các bộ phận chức năng khác như kế toán, nhân sự, tài chính và quản trị. Thông thường các công việc chính của thư ký văn phòng sẽ liên quan đến những nội dung như kiểm soát thư tín, xử lý các giao dịch, gửi các văn thư, văn bảo đến các cơ quan khác, gửi thông báo nội bộ công ty, sắp xếp lịch học, lịch công tác,…
Bên cạnh đó thư ký văn phòng còn phải làm các công việc liên quan đến giao tiếp như gặp gỡ khách hàng, đối tác hay là cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban trong một tập thể công ty, có nhiệm vụ thúc đẩy mọi người trong công ty làm việc hiệu quả hơn.
2. Mô tả công việc của thư ký văn phòng
Người làm thư ký văn phòng sẽ phải đảm đương rất nhiều các công việc khác nhau để hỗ trợ tối ưu cho ban quản trị cũng như Giám đốc công ty. Chính vì vậy trước khi lựa chọn ngành nghề này, bạn cần xác định một tinh thần làm việc cao độ nhất và luôn nhiệt huyết trong công việc. Công việc thư ký văn phòng là một trong những vị trí có khối lượng công việc khá lớn và không ngừng đổi mới mỗi ngày. Vậy dưới đây mình sẽ mô tả chi tiết các công việc cần làm của một thư ký văn phòng để bạn có thể hiểu rõ hơn nhé.
2.1. Các công việc nghiệp vụ văn phòng
- Thư ký văn phòng có nhiệm vụ phải giám sát các vấn đề thuộc về quy trình và nội quy của công ty. Ở đây thư ký văn phòng sẽ được coi như một giám thị chuyên trách theo sát việc thực hiện nội quy của từng phòng ban trong công ty, kiểm tra các quy trình làm việc của từng bộ phận đã đúng với quy định của công ty hay chưa. Thư ký văn phòng cũng sẽ là người đưa ra các kiến nghị hoặc tiếp nhận những kiến nghị liên quan đến việc chỉnh sửa, bổ sung các quy định, nội quy nhằm xây dựng một tập thể kỷ cương, nề nếp với ban quản trị hay ban Giám đốc của công ty.
- Thư ký văn phòng cùng hỗ trợ với bộ phận hành chỉnh để quản lý các giấy tờ, hồ sơ hay các trang thiết bị của văn phòng nhằm đảm bảo nhân viên được tiếp nhận đầy đủ các thông tin từ phía công ty cũng như được cấp phát đầy đủ thiết bị làm việc hỗ trợ hiệu quả nhất cho công việc. Các vấn đề liên quan đến làm mất, hỏng trang thiết bị thư ký văn phòng cũng cần nắm được để báo cáo tổng hợp trong các buổi họp.
- Thư ký văn phòng là người sẽ trực tiếp liên hệ với các bên như văn phòng phẩm, các công ty bán thiết bị văn phòng, các bên cung cấp dịch vụ văn phòng để đảm bảo luôn đáp ứng được kịp thời các yêu cầu về trang thiết bị làm việc của công ty; thường xuyên cập nhật các thông tin liên quan đến tình trạng sử dụng máy móc để gọi bảo trì, thay mới.
Xem thêm: Việc làm thư ký dự án
2.2. Sắp xếp các công việc chung của công ty
- Thư ký văn phòng có nhiệm vụ sắp xếp lịch họp hàng ngày, hàng tuần cho công ty theo sự chỉ đạo của cấp trên. Lịch họp cần được thông báo tới tuần bộ nhân viên theo lịch cố định hàng tuần hoặc trước ít nhất 3 tiếng với những cuộc họp đột xuất của công ty. Thư ký có trách nhiệm ghi chép lại nội dung các cuộc họp bằng văn bản và trình lên cho Giám đốc sau khi kết thúc cuộc họp. Bên cạnh đó, với một số công ty có lịch làm việc tăng ca, ngoài giờ thì người thư kí văn phòng phải là người có nhiệm vụ sắp xếp lịch làm việc và chỗ ngồi làm việc để đảm bảo hiệu quả công việc.
- Bên cạnh đó thư ký cũng cần sắp xếp các lịch trình công tác cho từng phòng ban cũng như cho ban Giám đốc. Các công việc của thư ký văn phòng sẽ bao gồm lên kế hoạch cho chuyến công tác trước 1 tháng, hỗ trợ công việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn, phương tiện đi lại đảm bảo cho chuyến công tác được diễn ra suôn sẻ nhất. Sau khi hoàn tất các thủ tục cho chuyến công tác, bạn cần lập báo cáo thống kê chi tiết và chuyển qua cho bộ phận Kế toán xét duyệt.
Ngoài ra thư ký văn phòng sẽ còn hỗ trợ một số các nghiệp vụ khác như Biên, phiên dịch các văn bản Tiếng Anh cho ban Giám đốc, hỗ trợ các phòng ban khác, lưu trữ các thông tin tài liệu của ban Giám đốc, là người tham mưu cho ban lãnh đạo… và các công việc khác theo nhiệm vụ của cấp trên giao phó.
Xem thêm: Tổng hợp những kỹ năng mềm dành cho nhân viên văn phòng đầy đủ nhất
3. Những kỹ năng cần có của thư ký văn phòng
Các yêu cầu chung của thư ký văn phòng thường yêu cầu các ứng viên theo học chuyên ngành có liên quan hoặc có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc với các vị trí tương đương. Thư ký văn phòng thường có yêu cầu độ tuổi là nữ từ 25-35 tuổi.
Để thực hiện mong muốn trở thành một thành một thư ký văn phòng thì bạn cần có những kỹ năng nghề nghiệp sau:
- Thư ký văn phòng cần có những kỹ năng văn phòng chuyên môn như thành thạo nghiệp vụ tin học văn phòng, có am hiểu về ngành nghề, có khả năng truyền đạt dễ hiểu,
- Bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng cần có kỹ năng về quản lý như kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc, quản lý giấy tờ văn thư lưu trữ, quản lý tài sản công của công ty, kỹ năng sắp xếp thời gian, lên kế hoạch lịch trình công việc hợp lý, có khả năng quyết đoán để đưa ra những quyết định trong giai đoạn cấp bách, cần thiết.
- Các kỹ năng về giao tiếp, xây dựng mối quan hệ để điều hành, quán xuyến các công việc trong nội bộ công ty, cập nhật thường xuyên các thông tin về nhân sự để thuận tiện trong việc trao đổi công việc khi cần. Thư ký văn phòng cần có tác phong nghiêm túc, khả năng giao tiếp tự tin, thuyết phục và hòa đồng.
- Vị trí công việc này đòi hỏi ứng viên phải là một người nhạy bén với công việc, có thể khéo léo xử lý các vấn đề phát sinh trong công việc. Thư ký văn phòng cũng cần có một trí nhớ tốt để đảm bảo có thể ghi nhớ được tất cả các đề mục công việc cũng như việc thường xuyên phải ghi nhớ các lịch trình của công ty.
Trên đây là tất cả các thông tin liên quan đến công việc của thư ký văn phòng. Hy vọng các thông tin trên sẽ hữu ích đối với những bạn đang có mong muốn apply vào vị trí thư ký văn phòng nhé.
Tham gia bình luận ngay!