Tìm hiểu hồ sơ thầu là gì? Những điều cần biết về hồ sơ thầu

1. Hồ sơ thầu là gì?

Hồ sơ thầu là một lời mời đấu thầu cho một dự án hoặc chấp nhận một lời đề nghị chính thức, chẳng hạn như trong một cuộc đấu thầu tiếp quản và sở hữu công trình. Hồ sơ thầu thường đề cập đến quá trình mà các tổ chức và chính phủ mời thầu cho các dự án lớn. Trước khi chính thức đi vào hoạt động cần có một thời gian ngắn hạn để giải trình các hồ sơ thầu liên quan đến dự án đó để được cấp trên và người có năng lực quyền hạn xét duyệt. Thuật ngữ về hồ sơ thầu cũng được đề cập khá nhiều trong quá trình các cổ đông gửi cổ phiếu hoặc chứng khoán để đấu thầu hoặc đề nghị tiếp quản dự án thầu. 

Hồ sơ thầu là một trình tự được thực hiện bởi các nhà thầu để đáp ứng yêu cầu của những người mời đấu thầu. Được dùng để đề nghị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cũng như nguyên vật liệu cho công trình. Các hồ sơ thầu được chuẩn bị để tìm kiếm những nhà đầu tư tiếp quản và quản lý công trình đã được nêu ra trong hồ sơ thầu. 

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng mẫu thông báo mời thầu hiệu quả

2. Hồ sơ thầu bao gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ thầu có thể được chuẩn bị thành nhiều loại hợp đồng khác nhau chẳng hạn như hợp đồng cung cấp thiết bị, hợp đồng xây dựng chính, bản thiết kế công trình của nhà thầu, cách thức xây dựng công trình. 

Thông thường hồ sơ thầu được chia các gói nhỏ hoặc những tệp khác nhau để dễ dàng cho việc quản lý và sắp xếp. Ví dụ như hồ sơ chính sẽ bao gồm các bản vẽ thiết kế và thông số kỹ thuật của công trình phù hợp để nhà thầu chính phát hành và đưa ra cho các nhà thầu phụ xem xét. Điều này sẽ giúp thuận lợi hơn cho các bên trong việc đấu giá và so sánh giá giữa các bên khác nhau của các nhà thầu khác nhau. 

Các chi phí về kế hoạch dự toán (ước tính trước đấu thầu) cũng cần được sắp xếp để tiện cho việc thẩm định hồ sơ thầu. 

Chính vì vậy trong hồ sơ thầu cần đảm bảo được các yếu tố về giấy tờ cần thiết sau đây: 

- Đơn dự thầu (đấu thầu) hoặc các giấy tờ thỏa thuận giữa các bên liên doanh: việc ký kết giấy tờ thỏa thuận giữa các bên liên quan chỉ được xác lập khi có sự đồng ý và nhất trí của tất cả các bên liên quan đó theo một mức giá đã được quy định và thống nhất từ trước. Nó thường được thực hiện với các gói thầu lớn và có quy mô công trình ngoài thực tế lớn. 

- Giấy uỷ quyền hoặc ủy thác cho một cá nhân hoặc cơ quan tổ chức ký đơn xác nhận dự thầu hoặc đấu thầu. Giấy uỷ quyền này thường được áp dụng trong các trường hợp chủ thầu hoặc người làm hồ sơ thầu vì một lý do bất kỳ nào đó mà không thể tham gia ký thầu được, họ sẽ nhờ một cá nhân ký. Nhưng với điều kiện người này phải có bằng chứng xác minh rõ ràng về bản thân và tư cách công dân để tham gia ký thầu. 

- Những giấy tờ và bằng chứng có liên quan đến năng lực tài chính của cơ quan và những kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực thầu. Một trong những cách mời thầu thành công đó là có hồ sơ năng lực công ty. Đây là cách tốt nhất để PR cho chính gói thầu mà doanh nghiệp chuẩn bị đấu thầu. Đồng thời những giấy tờ chứng minh năng lực tài chính sẽ là cơ sở để xem xét mức độ của gói thầu có thể thành công là bao nhiêu phần trăm. 

- Bản đề xuất về kỹ thuật và các thông số quan trọng trong hồ sơ thầu: có thể kể đến như các thông số kỹ thuật làm bằng chứng để cho thấy sự khả thi của gói thầu. Đồng thời đề xuất những quy định về kỹ thuật khi trúng thầu và tiến hành bước đầu của dự án thầu. 

- Bản đề xuất về tài chính của hồ sơ thầu: đó là những đề nghị về việc thanh toán các khoản tiền cho chi phí về nguyên vật liệu, dự toán xây dựng và khả năng thanh toán gói thầu nếu trúng thầu. Đây là bằng chứng quan trọng để đơn vị mở thầu xem xét và đi đến những quyết định có thực hiện dự án thầu hay không. 

3. Cách thức hoạt động của hồ sơ thầu

Hồ sơ thầu sẽ phải trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau. Cách thức hoạt động của hồ sơ thầu sẽ căn cứ vào các quy định bắt buộc của phía mở thầu và gần như đây là quy trình cơ bản nhất cần có đối với bất cứ một dự án thầu nào: 

- Mời thầu: cần chuẩn bị các giấy tờ và hồ sơ mời thầu để tham gia vào vòng sơ tuyển nhà thầu. Việc sơ tuyển nhà thầu đều có những mục đích nhất định để chứng tỏ rằng những nhà thầu sẽ tham gia là những nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm để quản lý gói thầu. 

- Dự thầu: hồ sơ dự thầu nhằm đảm bảo cho việc các bên sẽ có trách nhiệm với các điều kiện của dự thầu và những quy trình cũng như việc giải đáp các thắc mắc về dự thầu. Sau khi qua vòng mời thầu, đến dự thầu sẽ là tập hợp của các nhà thầu có đủ năng lực để chi trả những khoản chi phí hoặc những khoản về hàng hoá và dịch vụ cho gói thầu. Quá trình nộp hồ sơ dự thầu sẽ cần được nộp trực tiếp cho bên mời thầu và phải đặt cọc một số tiền để đảm bảo hiệu lực của hồ sơ thầu.

- Mở thầu: hồ sơ mở thầu là việc mở những hồ sơ dự thầu đã được đưa ra ở phần trên. Nguyên tắc của việc sử dụng hồ sơ mở thầu là phải ở dạng niêm phong và chưa được mở. Đồng thời giải thích và làm rõ những gì mà các bên liên quan chưa hiểu rõ về hồ sơ mở thầu này. 

- Đánh giá và so sánh hồ sơ thầu: sau khi đã tiến hành mở thầu thành công sẽ đến bước đánh giá về hồ sơ thầu của các bên liên quan. Các căn cứ để đánh giá hồ sơ thầu sẽ được chia theo thang điểm hoặc theo các tiêu chuẩn chung của nhà mời thầu. Đồng thời giải đáp các thắc mắc và những gì còn chưa rõ cho nhà mời thầu hiểu được sau đó giải trình lại bằng văn bản hoàn chỉnh. Trong trường hợp bên mời thầu cần sửa đổi một số nội dung, thì cần phải có văn bản cụ thể về những điều đã sửa đổi và thời hạn cuối cùng để gửi lại hồ sơ thầu ít nhất 10 ngày để các nhà dự thầu có thời gian để điều chỉnh lại gói thầu và hồ sơ thầu của mình.

- Sắp xếp và lựa chọn những hồ sơ thầu phù hợp.

- Thông báo kết quả trúng thầu và ký kết hợp đồng tiền hành thi công dự án. Ngay sau khi có kết quả trúng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng dựa trên căn cứ về hồ sơ thầu, kết quả đấu thầu và những nội dung đã nêu trong hồ sơ thầu. Sau đó thực hiện việc đặt cọc để đảm bảo gói thầu và kỹ vào quỹ đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc của hợp đồng. 

Xem thêm: Chia sẻ các bước làm hồ sơ đấu thầu và quy trình chuẩn chỉnh nhất

4. Những lưu ý khi làm hồ sơ thầu

Hồ sơ thầu cần đảm bảo về yếu tố các thông số kỹ thuật được đưa ra trong hợp đồng là hoàn toàn chính xác và đúng với yêu cầu của bên mời thầu. Đồng thời nó phải mang tính thực thi và có hiệu quả cao nếu đi vào thi công. 

Đọc kỹ về hồ sơ mời thầu để hiểu được những tiêu chuẩn cần thiết và có sự thẩm định về các yếu tố liên quan đến gói thầu. Đồng thời đảm bảo tính thống nhất cho hồ sơ dự thầu và không bị chồng chéo các nội dung với nhau.

Nội dung của hồ sơ thầu cần đảm bảo những yêu cầu tối thiểu về việc đầy đủ các thông tin liên quan đến gói thầu và mang tính xây dựng, tính nghệ thuật cao. Nội dung được trình bày cụ thể và có sự rành mạch rõ ràng. Đồng thời, tránh sử dụng những câu từ mang tính ẩn dụ và khiến cho nhà mời thầu không hiểu được ý định được nói đến trong hồ sơ thầu gây ra câu chuyện về tính ngay lý gian khó giải quyết mà có thể dẫn đến nguy cơ hồ sơ thầu không được xét duyệt. 

Với những chia sẻ trên đây của topcvai.com về hồ sơ thầu và các quy trình, cách thức cũng như lưu ý về hồ sơ thầu hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn và nắm chắc hơn về quy định của hồ sơ thầu và cách làm sao cho đúng và chính xác.