1. Hồ sơ đấu thầu là gì?
Hồ sơ đấu thầu hay gọi đúng hơn thì là hồ sơ đấu thầu trong xây dựng. Vì hầu hết những ngành nghề cần đến đấu thầu đều xoay quanh hoạt động của ngành xây dựng.
Hồ sơ đấu thầu là bước căn bản và đầu tiên để xác lập quan hệ giữa những người mời thầu và những người tham gia. Nó bao gồm những giấy tờ và tài liệu cần thiết để nộp cho nhà mời thầu do chính nhà thầu trực tiếp chuẩn bị và nộp đi.
.jpg)
Đôi khi hồ sơ đấu thầu sẽ được xác lập theo yêu cầu của bên mời thầu những giấy tờ cần thiết nào cần chuẩn bị, những tài liệu nào dùng để tham khảo thêm về gói thầu, tất tần tật đều được những nhà thầu đưa ra trước khi diễn ra buổi đấu thầu.
Vậy, những tài liệu nào thường có nhất trong hồ sơ đấu thầu và cách làm cụ thể của từng loại giấy tờ đó như thế nào? Cùng Topcvai tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
2. Làm hồ sơ đấu thầu cần những giấy tờ quan trọng nào?
2.1. Làm hồ sơ đấu thầu cơ bản nhất
Làm hồ sơ đấu thầu bao gồm những giấy tờ sau đây:
- Đơn dự thầu hoặc những giấy tờ làm căn cứ cho thỏa thuận liên doanh giữa các bên (trong trường hợp có nhiều bên tham gia). Bộ giấy tờ thỏa thuận liên doanh chỉ được xác lập khi và chỉ khi có sự liên kết và hợp tác giữa các đơn vị đấu thầu với nhau. Thông thường đối với những gói thầu lớn hoặc những dự án khá to thì sẽ diễn ra sự hợp tác liên kết như vậy. Mặt khác nếu mức giá cả của gói thầu được các bên thống nhất chung cho một mức giá hữu nghị và được các bên đồng tình nhất trí cao thì việc lập giấy tờ thỏa thuận là vô cùng cần thiết.
- Giấy uỷ quyền, uỷ thác cho một cơ quan tổ chức hoặc một cá nhân ký thay trong trường hợp người tham gia gói thầu vắng mặt vì bất cứ lý do bất khả kháng nào. Lúc này họ sẽ cần phải viết một giấy uỷ quyền để uỷ thác cho một cá nhân xác định về mặt pháp lý và có chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân rõ ràng làm bằng chứng xác thực và tham gia ký kết với tư cách pháp nhân để ký vào hồ sơ đấu thầu.
- Bộ tài liệu và những giấy tờ liên quan đến hoạt động chứng minh năng lực và hồ sơ năng lực của công ty tham gia đấu thầu. Những tài liệu và giấy tờ đó nhằm xác lập việc cá nhân hay cơ quan tổ chức đó đã có những kinh nghiệm gì trong lĩnh vực xây dựng có liên quan và phải có bằng chứng về các số liệu cụ thể hoặc số thu nhập hàng tháng mà họ làm ra được.
- Bản tài liệu những đề xuất và chỉnh sửa cho dự án cũng như những yêu cầu về hồ sơ đấu thầu sao cho hợp lệ về mặt pháp lý đồng thời thông số về mặt kỹ thuật cũng được làm rõ khi trúng thầu. Trong quá trình thực hiện dự án của gói thầu cũng chính là lúc cần có sự chuẩn chỉnh về mặt thông số kỹ thuật của những gói thầu đó.
- Những tài liệu liên quan đến việc đề xuất về tài chính và khả năng thanh toán của đơn vị tham gia dự thầu. Nếu chủ thầu xem xét thấy năng lực thanh toán của doanh nghiệp và nhà thầu đó đủ tốt thì sẽ tiếp tục cho tham gia đấu thầu ở các vòng sau. Đây bắt buộc là những điều mà các nhà thầu phải đệ trình lên cho đơn vị mở thầu để họ nắm bắt và xem xét. Đồng thời nếu được trúng thầu khả năng cao của những đề xuất đã đề ra từ trước sẽ được đi vào hoạt động thực tiễn của gói thầu.
Xem thêm: Khám phá ngay quy định về thỏa thuận liên danh trong đấu thầu
2.2. Làm hồ sơ đấu thầu cho từng loại dự án đấu thầu xây dựng
2.2.1. Đối với các gói thầu xây dựng và lắp đặt
Những giấy tờ cần có trong hồ sơ đấu thầu xây dựng và lắp đặt đó là:
- Đơn dự thầu theo mẫu có sẵn của đơn vị mở thầu cung cấp.
- Thoả thuận liên doanh nếu có.
- Tài liệu chứng minh tư cách của nhà thầu về mặt tài chính.
- Các giấy tờ xác minh tư cách hợp lệ của người đứng ra ký kết đơn dự thầu.
- Các tài liệu và giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và bằng chứng về năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu.
- Bản đề xuất về kế hoạch và kỹ thuật.
- Biểu mẫu về giá cả.
- Bản đề xuất những phương án thay thế dự phòng về kỹ thuật.
- Các tài liệu khác liên quan đến quá trình đấu thầu theo quy định của đơn vị mở thầu.
2.2.2. Làm hồ sơ về các gói thầu dịch vụ tư vấn
Làm hồ sơ về các gói thầu dịch vụ và tư vấn sẽ bao gồm hai loại chính đó là hồ sơ đề xuất về kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính.
Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật bao gồm:
- Các tài liệu liên quan đến tư cách pháp nhân và hợp lệ của nhà thầu hoặc các đơn vị liên doanh.
- Những giấy tờ nhằm chứng minh năng lực và trách nhiệm pháp lý của nhà thầu.
- Đề xuất những giải pháp về kỹ thuật và kinh nghiệm về kỹ thuật đối với những gói thầu để từng làm.
- Đơn dự thầu theo mẫu.
- Giấy uỷ quyền trong trường hợp cá nhân khác làm đại diện pháp lý cho nhà thầu.
- Những giấy tờ chứng minh về giải pháp thay thế và phương pháp tổng quan về dịch vụ tư vấn kỹ thuật do chính nhà thầu cung cấp.
- Danh sách những chuyên gia đầu ngành và những người sẽ thực hiện dịch vụ tư vấn của gói thầu.
- Lý lịch của những chuyên gia tham gia vào gói thầu đó.
- Văn bản và tài liệu liên quan đến quá trình xác lập và thực hiện tiến độ của công việc.
Hồ sơ đề xuất vấn đề tài chính sẽ bao gồm các giấy tờ như sau:
- Đơn dự thầu theo mẫu có sẵn.
- Văn bản tổng hợp về các vấn đề liên quan đến chi phí thực hiện của gói thầu.
- Thù lao được nhận từ đơn vị mở thầu dành cho những chuyên gia tham gia trực tiếp vào gói thầu.
- Chi phí khác cho những chuyên gia của gói thầu về mặt tài chính.
2.2.3. Làm hồ sơ đấu thầu đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư
Gồm hai loại hồ sơ chính như của hồ sơ đấu thầu gói dịch vụ và tư vấn đó là hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính.
Hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ bao gồm những giấy tờ sau đây:
- Đơn dự thầu theo mẫu.
- Tài liệu chứng minh năng lực và tư cách pháp nhân của người lý đơn đấu thầu.
- Giấy uỷ quyền trong trường hợp có người ký thay và có tư cách pháp nhân hợp lệ.
- Thoả thuận liên doanh giữa hai bên hoặc các bên có liên quan.
- Bảo đề xuất và đảm bảo dự thầu.
- Các tài liệu và giấy tờ cập nhật những thông tin cơ bản về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
- Bản báo cáo và đề xuất về kỹ thuật.
Hồ sơ đề xuất về tài chính bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Đơn dự thầu.
- Bản đề xuất về tài chính và năng lực tài chính của nhà thầu.
- Bảng và biểu mẫu về thông tin liên quan đến hồ sơ của gói thầu.
Xem thêm: Những quy định, yêu cầu về hồ sơ mời thầu có thể bạn chưa biết
3. Quy trình hoàn thiện hồ sơ và thời hạn nộp hồ sơ đấu thầu
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước và các quy trình về cách làm hồ sơ đấu thầu chúng ta sẽ tiến hành rà soát lại các nội dung thông tin của hồ sơ và thực hiện các bước sau đây để hoàn tất quá trình làm hồ sơ đấu thầu:
- Sau khi đã hoàn tất phần nội dung sẽ tiến hành kiểm tra và rà soát lại các thông tin một cách kỹ càng trước khi in thành văn bản tài liệu.
- Lưu hồ sơ và những giấy tờ quan trọng vào một file chung có thể sao chép và sử dụng USB để copy tài liệu.
- In hồ sơ đấu thầu và có đóng dấu mộc cũng như chữ ký cẩn thận. Chỉ có những người liên quan có trách nhiệm và thẩm quyền mới được phép đứng ra làm đại diện với tư cách pháp nhân hợp lệ.
- Hồ sơ đấu thầu cần được đánh dấu trang và ghi rõ ràng, đầy đủ thông tin bằng phông chữ và kích thước chữ xác định vừa mắt và dễ đọc.
- Photo hồ sơ đấu thầu thành nhiều bản phục vụ cho công việc và đóng một bộ hồ sơ gốc kèm theo một bộ hồ sơ phụ vào một hồ sơ lớn hơn có niêm phong đầy đủ.
- Lưu ý về phạm vi sử dụng của hồ sơ đấu thầu là nội bộ và không có sự tham gia cũng như lan truyền rộng rãi.
Như vậy với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây hy vọng các bạn đã có thể hiểu rõ hơn về cách làm hồ sơ đấu thầu chuẩn chỉnh nhất và những quy định về cách làm hồ sơ sao cho đúng thời hạn.
Tham gia bình luận ngay!