Những điều ít ai biết về kỹ năng thuyết trình Powerpoint

1. Khi trình bày slide thuyết trình Powerpoint cần lưu ý điều gì?

Powerpoint là trợ thủ đắc lực của người thuyết trình vì nó có khả năng cung cấp sơ lược nội dung bạn muốn truyền tải cùng với những hình ảnh minh họa đặc sắc thu hút người nghe. Nhưng để phát huy tối đa công dụng của Powerpoint trong khi thuyết trình, bạn cần lưu ý đến việc thiết kế bài Powerpoint sao cho hợp lý nhất. topcvai.com sẽ chỉ dẫn cho bạn qua những đầu mục quan trọng sau đây.

1.1. Nên thiết kế bài thuyết trình Powerpoint không quá 10 slides

Mọi người hoàn toàn có thể sử dụng tùy ý 10, 20 hay thậm chí nhiều slides hơn để thuyết trình về một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, khi chúng ta tự giới hạn số slides về con số ước chừng là 10, chúng ta sẽ tự biết cách chọn lọc ra những thông tin quan trọng, thiết yếu nhất để show cho người nghe quan sát. Các bạn nên nhớ rằng slide trong Powerpoint chỉ nhằm mục đích bổ trợ cho việc thuyết trình của bạn, cho nên slide thuyết trình không thể có quá nhiều chữ.

Nếu mà như vậy, buổi thuyết trình sẽ không thành công vì người đọc phải tập trung quá nhiều vào slide mà không để ý được bạn nói gì. Bạn cần phải đảm bảo được đúng tính chất của một buổi thuyết trình, số lượng slide cũng như thông tin trên slide chỉ cần vừa đủ để bổ trợ cho những gì bạn nói.

Xem thêm: [TỔNG HỢP] Cách để tự tin trước đám đông hiệu quả nhất

1.2. Cỡ chữ nên sử dụng trong thuyết trình Powerpoint

khi bạn thuyết trình, thính giả bên dưới vẫn cần phải đọc qua slides của bạn để nắm được những ý chính. Các bạn nên set cỡ chữ to vừa đủ để người ngồi bên dưới có thể đọc được ở mọi khoảng cách trong không gian cho phép. Tuyệt đối các bạn không được để cỡ chữ quá nhỏ, người ngồi bên dưới sẽ không đọc được, hoặc phải căng mắt để đọc dẫn tới việc không chú tâm hoàn toàn được nội dung bạn nói.

Theo như kinh nghiệm của nhiều người thì cỡ chữ 30 là hợp lý. Cỡ chữ này sẽ thay đổi tùy vào từng địa điểm bạn sẽ thuyết trình cho nên bạn nên ước chừng một cách chính xác nhé.

1.3. Kỹ năng thiết kế bài thuyết trình Powerpoint

Các slide Powerpoint của bạn cần được trình bày một cách logic, có bố cục rõ ràng để người tham dự buổi thuyết trình có thể hiểu được nội dung sơ bộ, và các bạn cũng dễ dàng nắm được thông tin trong trường hợp “quên bài”. Một bài Powerpoint quá lằng nhằng, bố cục lộn xộn sẽ khiến chính chủ thể bối rối, không biết phải nói những gì tiếp theo.

Khi trình bày bài thuyết trình bằng Powerpoint, mọi người chú ý nên:

- Thiết kế các slides một cách đơn giản.

- Nên giới hạn số lượng từ trên từng slide. Lưu ý nên chọn lọc những từ khóa cần thiết nhất.

- Chèn đồ họa, hình ảnh minh họa chất lượng cao.

- Sử dụng đồ thị và những biểu đồ liên quan một cách hợp lý.

- Lựa chọn phông chữ và màu sắc hài hòa.

- Căn chỉnh hình thức chi tiết, kỹ càng, tăng độ chuyên nghiệp cho bản thân.

- Định dạng mọi thứ trên slide một cách rõ ràng, đơn giản.

- Tránh việc lạm dụng định dạng, gây nhàm chán, không có điểm nhấn.

2. Cần phải làm những gì trước khi thuyết trình bằng Powerpoint?

Để thuyết trình Powerpoint thành công, một trong những kỹ năng trước tiên các bạn phải làm đó là định hướng được những công việc mình sẽ phải làm. Muốn thuyết trình được, chắc chắn phải có sự chuẩn bị. Các bạn thậm chí đã rất kỳ công trong việc thiết kế bài Powerpoint rồi, vậy thì tới công việc chính là thuyết trình, các bạn tuyệt đối không được xem thường.

2.1. Phác thảo nội dung muốn trình bày trước khi thiết kế Powerpoint

Các bạn cần phải đảm bảo nội dung thuyết trình nói của mình phải có sự thống nhất với các slide Powerpoint, không thể nào nói một đằng slides một nẻo được. Việc các bạn cần làm trước khi ngồi vào trình bày bài Powerpoint đó là xây dựng dàn ý, và bài Powerpoint đó sẽ follow theo cấu trúc ấy để tạo nên sự gắn kết chặt chẽ về mặt nội dung.

Các slide nên được sắp xếp liền mạch, có khoa học, giống với nội dung muốn truyền tải của người nói, để cả người nói lẫn người nghe hiểu được ý nhau xuyên suốt quá trình.

Nói chung các bạn nhất định phải dành chút thời gian lên dàn bài trước khi định làm việc gì khác.

2.2. Chuẩn bị một phong cách nói phù hợp

Để làm cho bài thuyết trình của mình trở nên hấp dẫn, thu hút người nghe thì bạn cần linh hoạt phong cách diễn đạt của mình đối với từng loại chủ đề. Cách bạn thuyết trình trước một loạt những người trẻ tuổi của một hoạt động tình nguyện hay trong một căn phòng toàn những giám đốc, doanh nhân sẽ không thể nào giống nhau được. Trong trường hợp thứ nhất, cách diễn đạt nghiêm chỉnh, trang trọng sẽ không phù hợp, gây buồn ngủ, không phù hợp tính chất năng động của một nhóm tình nguyện.

Còn tình huống thì hai thì lại phải đòi hỏi yếu tố “formal”, không thế nào “nhí nhảnh con cá cảnh” được vì sẽ làm mất đi phong thái chuyên nghiệp vốn có. Chủ đề bạn lựa chọn có ảnh hưởng rất lớn tới cách bạn nói, ngôn ngữ bạn dùng, cách bạn đưa ra những ví dụ minh họa, các bạn có thể sử dụng khiếu hài hước của mình theo chiều hướng nào,...

Các bạn phải biết áp dụng đa dạng, linh hoạt từng phong cách nói cũng như trình bày Powerpoint với từng loại đối tượng cụ thể

2.3. Luyện tập thuyết trình thử trước khi “lên thớt”

Trước khi thuyết trình thật sự, không bao giờ là quá sớm đối với việc làm quen với bài thuyết trình Powerpoint của mình cả. Các bạn cần luyện tập thử, chạy qua một lần để xem các bạn nên nói nhanh, lướt qua hay nhấn nhá ở phần thông tin nào để gây ấn tượng với thính giả. Đây cũng là cơ hội các bạn kiểm tra xem slides của bạn đã thực sự phù hợp với bài nói của mình chưa, có cần chỉnh sửa thêm gì không… Đồng thời, luyện tập trước sẽ giúp các bạn tự tin hơn, nói dõng dạc, tránh được một số lỗi cơ bản: nói lắp, nói vấp,...

3. Một số kỹ năng bạn cần chuẩn bị trước khi thuyết trình Powerpoint

3.1. Giới hạn bài thuyết trình trong khoảng thời gian 20 phút

Nếu như không có yêu cầu cụ thể về thời gian tối đa được thuyết trình, các bạn nên tự đặt ra giới hạn cho bản thân với khoảng thời gian 20 phút. Điều này đương nhiên đồng nghĩa với việc các bạn sẽ phải chỉnh sửa lại bài nói của mình. Khoảng thời gian 20 phút là vừa đủ để người nghe tập trung vào những gì bạn nói cũng như giữ được sự tỉnh táo để xử lý thông điệp bạn muốn truyền tải. Bạn hãy thử đặt bản thân vào vị trí khán giả, khi nghe một bài thuyết trình suốt 1 tiếng đồng hồ, chắc chắn đến những phút cuối bạn sẽ mệt mỏi và ghi nhớ được ít thông tin hơn.

3.2. Tác phong tự tin

Rèn luyện sự tự tin là một trong những phương pháp hiệu quả cải thiện kỹ năng thuyết trình của bạn. Bạn có tự tin thì người nghe mới có sự tin tưởng đối với nội dung bạn trình bày. Phong thái tự tin này đến từ ánh mắt, điệu bộ đi đứng, từng cử chỉ, hành vi. Các bạn hãy tỏ ra mình rất tự tin, chắc chắn với những gì mình đang nói, không việc gì phải sợ hãi cả. Tâm lý đám đông sẽ được rèn luyện dần qua các lần thuyết trình của bạn, các bạn đừng quá lo lắng. Các bạn cũng có thể tập luyện trước với những người quen của mình.

3.3. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể linh hoạt

Nhiều người khi thuyết trình mắc một sai lầm lớn đó là chỉ để ý tới nội dung mà không quan tâm đến người nghe. Các bạn cần có những ngôn ngữ hình thể giao tiếp với thính giả như ánh mắt, điệu bộ của tay, di chuyển qua lại nhưng không quá nhiều, nhấn nhá giọng nói,... Mọi người sẽ cảm thấy nhàm chán khi chỉ nhìn một bức tượng phát ra tiếng nói.

Xem thêm: Tổng hợp những kỹ năng mềm dành cho nhân viên văn phòng cần có

3.4. Giao lưu với người nghe nếu có thể

Các bạn đã có Powerpoint để hỗ trợ cho bài thuyết trình của mình. Vậy để đảm bảo thính giả follow được mạch nói cũng như slide của mình, các bạn không việc gì phải ngần ngại mà hãy giao tiếp với họ bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến thông điệp bạn muốn truyền tải chẳng hạn. Ngoài ra, khi người ngồi dưới có sự giao lưu, buổi thuyết trình sẽ trở nên thú vị và mọi người cũng sẽ hào hứng hơn.

3.5. Chuẩn bị một kết thúc ấn tượng

Sau một bài thuyết trình Powerpoint đầy nội dung thú vị, các bạn cũng nên có một kết thúc mạnh mẽ không kém, nhấn mạnh lại những thông tin quan trọng, duy trì tinh thần người nghe. Các bạn không thể kết thúc một ách cụt lủn mà phải biết tóm lại những luận điểm nổi bật để người nghe vẫn giữ được mạch thông tin từ đầu tới cuối, tránh gây cảm giác hụt hẫng cho khán giản.

topcvai.com vừa chia sẻ cho các bạn về những kỹ năng thuyết trình Powerpoint hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công trong buổi thuyết trình bằng Powerpoint của mình.