Làm thư ký học ngành gì? Câu trả lời định hướng tương lai cho bạn

1. Thư ký và câu chuyện nghề nghiệp

Thư ký không phải là một vị trí việc làm quá mới lạ. Thế nhưng, hình dung về vị trí thư ký trong sơ đồ việc làm tại Việt Nam vẫn còn khá mơ hồ. Làm thư ký liệu có đơn giản chỉ là sắp xếp lịch làm việc, thực hiện các công việc mà giám đốc giao cho?

Nếu như là những “mọt phim” chính hiệu thì chắc chắn bạn cũng đã từng thấy qua các thư ký ở trong phim họ làm việc như thế nào. Không đơn giản là có chuyên môn, nghiệp vụ tốt mà thư ký còn là người “chăm lo” cho đời sống riêng tư của cấp trên. Chính vì thế mà họ là người “vun vén” toàn bộ mọi vấn đề liên quan tới Sếp của mình.

Tất nhiên, không phải thư ký nào cũng sẽ như vậy. Với các vị trí thư ký đặc biệt như thư ký tòa án hay thư ký dược thì họ sẽ thiên về tính chuyên môn và công việc nhiều hơn. 

Ở Việt Nam, vị trí thư ký cũng khá đa dạng với nhiều lĩnh vực khác nhau. Tỉ dụ như thư ký giám đốc, thư ký y khoa hay thư ký luật,... Mỗi một lĩnh vực khác nhau thì vị trí thư ký lại có vai trò và nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt nhất định. Tuy nhiên, xét trên mặt bằng chung thì thư ký chính là người hỗ trợ, giúp đỡ cho cấp trên của mình để cấp trên có thể thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ chính mà bản thân phải gánh vác.

Khác với những việc làm khác, vị trí thư ký có thể được xem là đòi hỏi khá nhiều yếu tố khác nhau. Nếu nói họ là người hoàn hảo thì không đúng, bởi chẳng có ai trong chúng ta hoàn hảo cả. Tuy nhiên, những người đảm nhận vị trí thư ký thường là những người có sự toàn diện. Họ có ngoại hình, có kiến thức và có cả kỹ năng. 

Chính việc làm thư ký sẽ là một nền tảng xuất phát điểm khá tốt để bạn có thể trau dồi các kỹ năng, kinh nghiệm cho bản thân với lĩnh vực mà mình theo đuổi. Và từ vị trí thư ký thì bạn sẽ có cho mình những cơ hội thăng tiến cực kỳ tốt. Vậy, làm thư ký học ngành gì? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có thể đưa ra được những sự định hướng cho bản thân trong tương lai.

2. Trả lời câu hỏi “Làm thư ký học ngành gì”?

Một sự thật chắc chắn bạn biết nhưng chưa chắc bạn đã nhận ra đó chính là việc làm thư ký sẽ không có một ngành đào tạo nào riêng biệt như các việc làm khác cả. Bạn có thể nhìn vào chuyên ngành đào tạo của các trường đại học hiện nay và liệu có một ngành nào mang tên là “thư ký” hay không?

Thực tế thì vị trí thư ký đòi hỏi một sự tổng hợp của rất nhiều yếu tố khác nhau và điều này sẽ có được do chính người đó tự cố gắng để tiếp thu và bổ trợ cho chính mình. Hơn hết, tùy theo từng lĩnh vực mà yêu cầu dành cho vị trí cũng có sự thay đổi. Do vậy, khó mà có thể xây dựng được một chương trình đào tạo cụ thể với việc làm thư ký.

Tuy nhiên, nếu như bạn muốn trở thành một thư ký chuyên nghiệp như Kim Mi So trong bộ phim “Thư ký Kim sao thế?” cực nổi tiếng của Hàn Quốc thì vẫn sẽ có những chuyên ngành khá phù hợp và bổ trợ nền tảng giúp bạn để trở thành một thư ký. 

Xem thêm: VIệc làm thư ký - trợ lý

2.1. Ngành học phục vụ cho vị trí thư ký chung

Với những lĩnh vực không mang tính đặc thù quá nhiều như thư ký giám đốc kinh doanh hay xuất nhập khẩu,.... thì các ngành học sau đây sẽ là những sự lựa chọn khá phù hợp mà các bạn có thể tham khảo.

2.1.1. Ngành Quản trị nhân lực

Ngành quản trị nhân lực hay còn hiểu một cách đơn giản chính là chuyên ngành về quản lý nhân sự. Theo học chuyên ngành này, các bạn sẽ được đào tạo và có kiến thức về cách quản lý, đào tạo nguồn nhân lực trong một công ty hay thậm chí đó là cách “nhìn người”.

Với vai trò là một thư ký thì đây sẽ là những điều mà bạn cần bổ sung cho mình. Việc bạn trở thành thư ký đồng nghĩa với việc bạn có thể thay mặt giám đốc để truyền đạt lại những sự định hướng hay nhiệm vụ cụ thể mà các nhân viên trong công ty cần thực hiện. Có khả năng nhìn người, đánh giá một nhân tố sẽ giúp bạn có thể tìm ra các nhân viên ưu tú để có thể gợi ý cho cấp trên của mình về những nhân tài trong công ty, giúp họ phát huy được khả năng của mình.

Ngành Quản trị nhân lực thực tế đem lại khá nhiều điều cho bạn với vị trí thư ký. Không chỉ là sự chuyên môn về việc quản lý mà phong cách làm việc cùng các kỹ năng khác như giao tiếp hay xử lý tình huống đều có thể được vận dụng để giúp bạn trở thành một thư ký chuyên nghiệp.

2.1.2. Ngành Quản trị văn phòng

Bên cạnh Quản trị nhân lực thì Quản trị văn phòng cũng sẽ là một trong những sự lựa chọn mà các bạn có thể lưu ý. Ngành học này sẽ giúp bạn có được kiến thức và kỹ năng trong việc thiết kế và thực hiện các công tác để năng suất làm việc của phòng ban được hiệu quả nhất. Cùng với đó chính là sự đánh giá một cách khách quan và chính xác với từng vị trí nhân viên trong phòng ban của mình.

Lựa chọn ngành học này, bạn sẽ được cung cấp các kiến thức về kinh tế, các điều luật trong lao động hay cách quản lý phòng ban. Đồng thời, trong quá trình đào tạo nghiệp vụ thì các kỹ năng như tin học văn phòng, giao tiếp ứng xử , lễ tân,... sẽ là những điều mà các bạn được hướng dẫn. 

Một cách cơ bản thì quản trị văn phòng sẽ đào tạo một cách bài bản và khá đầy đủ về kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng. Giúp bạn có một nền tảng khá thuận lợi cho việc trở thành một thư ký. Nhất là khi bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần phải có bộ phận quản lý văn phòng thì theo học ngành này sẽ giúp bạn mở ra rất nhiều cơ hội nghề nghiệp khác nữa.

Tham khảo: Công việc của thư ký văn phòng

2.2. Ngành học phục vụ cho vị trí thư ký đặc thù

Nếu như 2 ngành học nêu trên giúp bạn có được những kiến thức và kỹ năng cho vị trí thư ký chung ở các doanh nghiệp thì 2 ngành học dưới đây sẽ mang tính đặc thù và chuyên biệt hơn hẳn.

2.2.1. Ngành luật

Chắc các bạn đã từng nghe đến vị trí thư ký tòa án hay thư ký luật sư ít nhất là một lần trong đời. Để có thể trở thành một thư ký trong ngành luật thì kiến thức chuyên môn về luật pháp là điều đầu tiên mà bạn cần có. Chính vì thế mà lựa chọn ngành luật sẽ giúp bạn có thể đảm nhận được vị trí thư ký mang tính đặc thù về chuyên môn này.

Tất nhiên, các kỹ năng cần có của một thư ký chung thì các thư ký luật cũng cần phải hội tụ đầy đủ. Giao tiếp ứng xử, tin học văn phòng đều cần đảm bảo để phục vụ tốt cho công việc của bản thân.

Công việc của một thư ký luật thường là thực hiện việc ghi chép biên bản của phiên tòa, hướng dẫn các đương sự thực hiện các nhiệm vụ và làm các công việc hỗ trợ cho thẩm phán, luật sư,... Điều đặc biệt là để trở thành một thư ký tòa án thì bạn sẽ phải trải qua sự tuyển chọn với việc tham gia kỳ thi công chức của ngành tòa án, đi học lớp nghiệp vụ thư ký sau đó mới được xét duyệt để bổ nhiệm vị trí thư ký tòa án này.

Xem thêm: Danh sách việc làm luật - pháp lý

2.2.2. Ngành y khoa

Thư ký y khoa chắc vẫn còn khá xa lạ với một số bạn hiện nay. Đảm nhận vị trí thư ký y khoa thì nhiệm vụ của bán ẽ là ghi chép các hồ sơ bệnh án, thực hiện việc lưu trữ, sắp xếp và lên lịch khám hay ghi toa thuốc, hỗ trợ bệnh nhân,.... Với môi trường làm việc khá đặc thù, thư ký y khoa đòi hỏi người đảm nhận phải có kiến thức về y dược, đảm bảo hỗ trợ tốt cho các bác sĩ và bệnh nhân trong quá trình công tác, thực hiện nhiệm vụ. 

Chính bởi sự đặc thù này mà để trở thành thư ký y khoa thì các bạn sẽ cần phải tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan tới y dược để đảm bảo về mặt chuyên môn. Y tế, sức khỏe là một lĩnh vực quan trọng, ảnh hưởng tới sự sống của mỗi chúng ta, vì thế mà vị trí thư ký không đơn giản chỉ là đánh máy tốt mà chuyên môn về y khoa cũng cần vững vàng. 

Theo học chuyên ngành y khoa sẽ tạo dựng cho bạn một nền tảng tốt để có thể định hướng tới việc làm thư ký. Nhất là khi hệ thống, cơ sở bệnh viện, trung tâm y tế đang ngày càng mở rộng thì cơ hội việc làm của bạn cũng sẽ rất tiềm năng.

Đó là những ngành học cơ bản mà các bạn có thể lựa chọn nếu như muốn trở thành một thư ký trong tương lai. Mặc dù không có ngành đào tạo riêng biệt, thế nhưng các ngành học kể trên sẽ giúp bạn xây dựng một yếu tố nền tảng vững chắc cho vị trí đòi hỏi khá nhiều các yêu cầu khắt khe này.

Đọc thêm: Công việc của thư ký y khoa

3. Điều gì giúp bạn trở thành ứng cử viên sáng giá cho vị trí thư ký?

Trong thời đại phát triển như hiện nay thì xu hướng lựa chọn việc làm thư ký đang có sự gia tăng và điều này dẫn đến sự cạnh tranh khá lớn giữa các ứng viên. Vậy, yếu tố nào sẽ giúp bạn trở thành một ứng viên nặng ký cho vị trí hấp dẫn này?

- Ngoại hình

Một trong những tiêu chí để đánh giá và lựa chọn ứng viên cho vị trí thư ký chính là ngoại hình. Chưa xét đến chuyên môn, chỉ cần bạn có một ngoại hình ưa nhìn thì bạn đã có cho mình 50% cơ hội để có thể ghi tên mình vào bảng vàng với vị trí thư ký trong tầm tay.

Được xem là một trợ thủ, thư ký đôi khi sẽ cần thay mặt cấp trên để gặp gỡ, tiếp xúc với các đối tác, khách hàng. Do vậy mà yếu tố ngoại hình, sự chỉn chu được xem là yêu cầu hàng đầu với vị trí này. 

- Phong cách giao tiếp

Giao tiếp, ứng xử là một trong những yêu cầu và sự đòi hỏi cần có ở một thư ký. Bạn không những giao tiếp với cấp trên, nhân viên trong công ty mà còn phải giao tiếp với đối tác, khách hàng,... Mỗi một đối tượng khác nhau thì phong cách giao tiếp, ứng xử cũng sẽ cần có sự thay đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh và thời điểm nhất có thể.

- Ngoại ngữ

Ngoại ngữ chính là một trong những kỹ năng giúp bạn trở nên đặc biệt hơn so với các ứng viên khác trong cuộc cạnh tranh cho vị trí thư ký này. Có khả năng về nhiều ngoại ngữ sẽ giúp bạn cho thấy được sự phù hợp của mình với vai trò thư ký, trợ thủ đắc lực cho cấp trên ra sao. Ít nhất là bạn có đủ khả năng để giúp đỡ cấp trên tiếp đối tác hay khách nước ngoài, hoặc là dịch các văn bản nước ngoài theo yêu cầu,...

4. Có nên học nghề thư ký hay không?

Nhiều bạn sẽ cho rằng làm thư ký khá nhàn khi chỉ cần ngồi phòng điều hòa và xử lý công việc mà thôi. Thế nhưng đây chỉ là bề nổi của tảng băng mà mọi người vẫn thường thấy ở việc làm thư ký. Sẽ chẳng có việc làm nào là toàn màu hồng cả, vị trí thư ký cũng mang lại khá nhiều áp lực cho những người đảm nhận.

Áp lực khi làm việc ở vị trí thư ký:

- Áp lực với việc trở thành một con người “hoàn hảo”

Như đã nói ở trên, thư ký không phải là người hoàn hảo, nhưng họ là người có sự toàn diện. Vị trí thư ký đòi hỏi người đảm nhận phải có ngoại hình, có kiến thức chuyên môn tốt, có kỹ năng mềm phù hợp. Cho dù bạn được nhận với vị trí thư ký thì sự nỗ lực để rèn luyện thêm cho bản thân là điều bắt buộc nếu như không muốn bị đào thải khỏi vị trí này. 

- Áp lực từ các mối quan hệ xung quanh

Đóng vai trò là một người thư ký, bạn chính là người phát ngôn của cấp trên, chính vì thế mà lời nói của bạn cũng sẽ hết sức có trọng lượng. Tuy nhiên, với các nhân viên là những người lớn tuổi hơn bạn thì điều này là chưa chắc chắn, bởi nếu bạn còn quá trẻ thì việc không lắng nghe hay coi trọng lời nói của bạn sẽ là điều hết sức bình thường. Và thực tế thì điều này không phải là chưa từng xảy ra. Chính bởi các mối quan hệ như vậy sẽ khiến bạn mệt mỏi hơn trong công việc và sự áp lực khi tiếp xúc với những “đồng nghiệp” như vậy khiến bản thân bạn mệt mỏi và stress hơn rất nhiều.

Ưu điểm, những tiện lời mà nghề thư ký mang lại:

- Mối quan hệ rộng: Thư ký làm việc với các phòng ban, với khách hàng đối tác thường xuyên. Do đó mà họ có mối quan hệ, sự hiểu biết có thể tận dụng trong công việc lẫn cuộc sống

- Vị trí công việc quan trọng: đây là vị trí sắp xếp công việc lịch trình của sếp cũng như là trợ thủ đắc lực. Vị trí này rất quan trọng nếu bị bỏ trống và cũng rất quan trọng với các nhân viên khác vì đây là vị trí thân cận, gần với sếp

- Được làm việc tiếp xúc với cuộc sống giàu sang, chuyên nghiệp: thường xuyên liên hệ đối tác gặp mặt ở các địa điểm nổi tiếng, đẹp cũng như mua quà cáp kính biếu thì thư ký được đi nhiều nơi, tiếp xúc với văn hóa cũng như đến các bữa tiệc sang trọng. Nghe thôi đã thấy công việc này thật sự rất thú vị nhưng đi kèm cũng phải thận trọng vô cùng.

Vậy thì theo bạn có nên làm thư ký hay không? Công việc nào cũng có ưu nhược điểm riêng, nếu bạn chịu được áp lực tốt cũng như có những kỹ năng phù hợp, thích được giao tiếp mở rộng quan hệ thì tại sao lại không ứng tuyển vào vị trí này.

 

Thực tế thì bất cứ việc làm nào cũng sẽ có những cái được và khó khăn riêng. Vị trí thư ký cũng vậy, có thể áp lực nhưng đây sẽ là một bệ phóng khá tốt cho tương lai của bạn. Hy vọng, qua bài viết này các bạn đã biết được làm thư ký học ngành gì và sự lựa chọn cho bản thân mình trong tương lai.