1. Biên lai thu tiền là gì? Những thông tin bạn cần biết
Biên lai thu tiền được hiểu là biên nhận của cơ quan doanh nghiệp về số tiền đã thu và những người thực hiện nộp tiền. Dựa vào hai thông tin quan trọng này mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được tài chính doanh nghiệp, về số tiền mà doanh nghiệp thu về.
Biên lai thu tiền được viết theo mẫu ban hành theo thông tư 133/2024/TT-BTC của bộ về việc hướng dẫn cách viết cho các doanh nghiệp nhỏ.
Nhìn chung, mẫu biên lai thu tiền sẽ bao gồm 3 phần chính: Phần đầu là quốc hiệu tiêu ngữ, phần nội dung bên trong và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền.
Dưới đây là mẫu biên lai thu tiền chuẩn xác nhất cho bạn:
2. Tại sao cần viết biên lai thu tiền
Viết biên lai là một quá trình mà nhiều doanh nghiệp sẽ cần phải làm, cho hồ sơ của chính họ và của khách hàng của họ. Biên lai khác nhau về nội dung và phong cách của họ và không có tiêu chuẩn thiết lập.
.jpg)
Biên lai phục vụ như một tài liệu cho các khoản thanh toán của khách hàng và như một hồ sơ bán hàng. Nếu bạn muốn cung cấp cho khách hàng một biên lai, bạn có thể viết tay một tờ giấy lên một tờ giấy hoặc tạo một bản kỹ thuật số bằng cách sử dụng một mẫu hoặc hệ thống phần mềm. Nếu bạn có kế hoạch kinh doanh, điều quan trọng là bạn biết cách viết đúng biên lai cho tài liệu phù hợp, mục đích thuế và để bảo vệ chính bạn và khách hàng của bạn.
Vậy cách lập biên lai thu tiền là gì?
- Nhiều máy tính tiền nhỏ chứa máy in tích hợp để tạo biên lai. Họ cũng có phần mềm cho phép bạn lập trình thuế suất và mã trực tiếp vào sổ đăng ký, vì vậy tất cả các tính toán được thực hiện tự động. Ngoài ra, biên lai kỹ thuật số là một lựa chọn - phương pháp cung cấp hóa đơn này đang ngày càng trở nên phổ biến. Sau khi sản xuất, hóa đơn được gửi thẳng đến khách hàng. topcvai.com cung cấp một loạt các mẫu để tùy chỉnh.
- Viết biên lai trên giấy: Nếu bạn không có phần mềm để tạo hóa đơn kỹ thuật số, thì biên lai viết tay cũng sẽ hoạt động tốt. Một cuốn sổ biên nhận có thể được mua dễ dàng từ một nhân viên văn phòng và thường cung cấp hai bản sao cho mỗi biên nhận (một cho khách hàng, một cho hồ sơ của bạn). Ngoài ra, có rất nhiều mẫu biên nhận có sẵn trực tuyến mà bạn có thể tải xuống để sử dụng hoặc bạn có thể tạo mẫu của riêng mình từ đầu, ví dụ như trong Microsoft Word.
- Sử dụng phần mềm để tạo hóa đơn với sẽ thể hiện sự làm việc chuyên nghiệp của bạn. So sánh các chương trình phần mềm tạo hóa đơn thanh toán và miễn phí và tải xuống chương trình phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Thiết lập chương trình và điền tên công ty và thông tin vào tab cài đặt. Sau đó, đó chỉ là vấn đề điền đúng vào các lĩnh vực áp dụng. Khi bạn đã hoàn tất, chương trình sẽ tạo ra một biên nhận có vẻ chuyên nghiệp để bạn đưa cho khách hàng và sẽ ghi nhật ký vào cơ sở dữ liệu của nó để bạn có thể tham khảo sau.
- Các chương trình nhận phổ biến bao gồm NeatReceipts, Chứng nhận và Shoeboxed.
- Bạn cũng có thể tải lên logo công ty để nó hiển thị trên bản sao hóa đơn của khách hàng.
Một lưu ý nhỏ cho bạn đó là hãy giữ bản sao các hóa đơn trong khoảng thời gian nhất định để làm tài liệu kinh doanh. Thông thường những hóa đơn này sẽ được giữ khoảng 6 năm trước khi hủy. Vậy khi viết biên lai thu tiền bạn cần những thông tin cơ bản nào? Khi viết biên lai tiền bạn cần cung cấp một số thông tin cơ bản sau:
- Thông tin chi tiết của công ty bạn bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và / hoặc địa chỉ email
- Ngày giao dịch hiển thị ngày, tháng và năm
- Danh sách các sản phẩm hoặc dịch vụ hiển thị mô tả ngắn gọn về sản phẩm và số lượng được bán
- Số tiền của giao dịch với tổng số tiền được chia nhỏ để hiển thị số tiền ròng, VAT (nếu VAT đã được thêm vào) và bất kỳ khoản giảm giá nào
- Phương thức thanh toán - tức là tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, v.v...
Xem thêm: Tải ngay các mẫu phiếu thu mới nhất
3. 6 lý do tại sao bạn cần một biên lai
1. Thông tin chi tiết ngay lập tức
Nói một cách đơn giản, biên lai rất tốt trong việc cung cấp thông tin. Nhiều lần, biên lai kỹ thuật số cung cấp thông tin giao dịch cơ bản, như tổng cộng, ngày giao dịch và phương thức thanh toán. Nhưng với biên lai giấy, một điều chắc chắn là bạn sẽ nhận được đầy đủ từng chi tiết, từng chi tiết - trong vòng vài giây sau khi thanh toán.
Bên cạnh tính minh bạch cơ bản về những gì bạn đã trả tiền, thông tin chi tiết đơn hàng này có thể hữu ích để xác nhận bạn đã nhận được giảm giá / khuyến mãi chính xác và thậm chí có thể hữu ích nếu bạn vô tình tắt báo thức tại cửa hàng và cần nhanh chóng cung cấp bằng chứng mua hàng cho một mục cụ thể (tất cả chúng ta đã ở đó).
2. Xác nhận số tiền tip
Không có gì lạ khi bị tính phí sai cho số tiền bạn để lại trên hóa đơn tại nhà hàng, quán bar hoặc cơ sở khác. Mặc dù hầu hết thời gian thông tin được nhập sai không chính xác và đủ dễ dàng để khắc phục vấn đề trực tiếp với doanh nghiệp, đó là một rắc rối mà không nhiều người có thời gian. Bằng cách giữ biên lai giấy của bạn và điền số tiền tip vào bản sao cá nhân của bạn, việc kiểm tra kỹ số tiền trên bảng sao kê thẻ tín dụng của bạn và sửa chữa mọi vấn đề có thể phát sinh sẽ trở nên dễ dàng.
3. Chính sách bảo hành đổi trả
Khi bạn muốn kiểm tra xem sản phẩm của bạn có còn được bảo hành hay có thể được trả lại / trao đổi hay không, bạn muốn thông tin đó có thể dễ dàng truy cập (và nhanh chóng). Một cách chắc chắn để hứa đó là bằng cách giữ biên lai giấy cho giao dịch mua. Mặc dù một số hệ thống cho phép thông tin đó được lưu trữ tự động, quá trình đó được gắn với thẻ tín dụng được sử dụng cho giao dịch ban đầu. Điều này có thể gây ra vấn đề nếu bạn không còn thẻ, mất thẻ hoặc không sử dụng thẻ cho giao dịch mua ban đầu. Giữ các vấn đề hoàn trả, trả lại và bảo hành đơn giản bằng cách giữ biên nhận giấy cho các mặt hàng quan trọng đó!
Tham khảo: Mẫu giấy biên nhận tiền
4. Ứng dụng hoàn tiền
Ai không muốn có thêm một chút tiền mặt? May mắn thay, có rất nhiều ứng dụng hoàn lại tiền dễ sử dụng trên thị trường hiện nay, như Ibotta, Fetch Awards, Shopkick, v.v. Làm thế nào để các ứng dụng này hoạt động? Thật dễ dàng: bạn chỉ cần mua hàng bình thường, sau đó quét biên lai của bạn để nhận phần thưởng. Đó là một lý do khá tuyệt vời để giữ biên lai, nếu bạn hỏi chúng tôi.
Và nói về tiết kiệm, nếu một doanh nghiệp in các chương trình khuyến mãi khi nhận , đó có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền mua hàng trong tương lai và có thể dễ dàng giữ trong ví của bạn để bạn không quên chúng trong chuyến đi mua sắm tiếp theo.
5. Thông tin tài khoản tức thì
Bạn có thể thấy một mô hình mới nổi: biên lai giấy đơn giản là tốt nhất trong việc cung cấp thông tin giao dịch đầy đủ chi tiết - ngay lập tức. Mô hình đó cũng áp dụng để cung cấp thông tin tài khoản ngay lập tức.
Lấy ví dụ, ATM ngân hàng. Bạn cần rút một số tiền mặt ra và bạn muốn kiểm tra số dư tài khoản của mình. Một cách dễ dàng và riêng tư để làm điều đó là lấy biên lai từ máy in trong đó liệt kê thông tin tài khoản hiện tại của bạn. Khi bạn làm điều đó, không cần phải tham gia vào bước thứ hai (như mở ứng dụng hoặc đăng nhập vào trang web) để có được thông tin tài khoản đó và thật dễ dàng để nhanh chóng xem lại thông tin đó bất cứ lúc nào.
6. Lưu trữ hồ sơ
Biên lai giấy đơn giản là tốt nhất để lưu trữ hồ sơ. Biên lai thu tiền được cho có vai trò là quan trọng nhất trong lưu giữ hồ sơ thích hợp cho mục đích thuế. Điều quan trọng là phải giữ các khoản thu, vì vậy bạn có một hồ sơ về những chi phí dù là nhỏ nhất mà bạn phải trả cho việc kinh doanh, từ thiện và sức khỏe của bạn. Khi các chi phí đó cộng lại, họ có thể bắt đầu giảm hóa đơn thuế của bạn. Biên lai có ích cho các loại lưu trữ hồ sơ khác, như theo dõi chi phí cho các chuyến đi kinh doanh và ngân sách cá nhân. Điều quan trọng nữa là có được một bản sao giấy biên nhận quà tặng để thực hiện trả lại và trao đổi dễ dàng hơn / có thể cho bạn bè và gia đình của bạn.
Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ các thông tin liên quan đến biên lai thu tiền cho mình.
Tham gia bình luận ngay!