1. Khái niệm mẫu biên bản cuộc họp được hiểu là gì?
Biên bản cuộc họp là một loại tài liệu thể hiện dưới dạng văn bản được sử dụng để ghi lại những gì đã diễn ra trong suốt cuộc họp, đó là những thông tin, chỉ thị hay các ý kiến đóng góp của các thành viên tham gia cuộc họp. Và trong mỗi cuộc họp, thư ký sẽ là người có trách nhiệm điểm danh những người tham dự hay vắng mặt cũng như ghi lại toàn bộ những thông tin diễn ra trong cuộc họp.
Nói cụ thể hơn, trong biên bản cuộc họp đầy đủ sẽ ghi chép lại những vấn đề đã xảy ra hoặc đang diễn ra trong cuộc họp. Đây có thể xem như một tài liệu lịch sử quan trọng, mặc dù không có hiệu lực về pháp lý nhưng lại chính là một căn cứ để có thể minh chứng được cho các sự kiện đã từng xảy ra trong cuộc họp. Và thông qua những nội dung của cuộc họp, những yêu cầu chỉ đạo, những ý kiến đóng góp và xây dựng của các cá nhân, các đơn vị có liên quan tham gia cuộc họp,... công ty có thể điều chỉnh cũng như sắp xếp những công việc, giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, biên bản cuộc họp cũng được xem như lời nhắc nhở đối với các cá nhân, tổ chức đã thực hiện ký xác nhận trong mẫu viết biên bản cuộc họp cũng như chuyển các cam kết đó của họ vào trong danh sách các công việc cần phải thực hiện. Biên bản cuộc họp cũng giúp cho những đối tượng có liên quan trước khi tiến hành cuộc họp tiếp theo có nội dung để theo dõi và kiểm tra một cách chính xác nhất toàn bộ những công việc cần thực hiện trong doanh nghiệp.
Xem thêm: Việc làm Thư ký - Trợ lý mới nhất.
2. Cách viết mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất
2.1. Yêu cầu cần có khi viết mẫu biên bản cuộc họp
Đối với mỗi cuộc họp, kết quả có thành công hay không đều phụ thuộc vào một phần của việc ghi lại nội dung trong biên bản cuộc họp và chuyển biên bản đó đến cho các cá nhân hay các tổ chức có liên quan. Chính vì vậy mà các thư ký cuộc họp cần phải lưu ý một số vấn đề khi viết mẫu biên bản cuộc họp như sau:
- Thư ký cần chuẩn bị sẵn mẫu ghi biên bản cuộc họp bởi không phải ai cũng có thể đủ nhanh nhạy và nắm bắt được toàn bộ những thông tin diễn ra trong cuộc họp một cách nhanh chóng và chính xác nhất hay có thể ghi lại được toàn bộ nội dung của cuộc họp. Chính vì vậy, các thư ký phải chuẩn bị thật chu đáo, đầy đủ mẫu biên bản cuộc họp theo đúng quy định mà công ty đã đặt ra.
Điều cần lưu ý là dù trong bất kỳ cuộc họp nào của công ty cũng đều cần phải có nội dung cơ bản nhất là:
+ Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp
+ Những thành phần tham gia cuộc họp
+ Những nội dung của cuộc họp
+ Kết luận cuối cùng của cuộc họp
- Thư ký cuộc họp cần phải ghi chép thật nhanh những vẫn phải đầy đủ nội dung quan trọng nhất. Bạn có thể chuẩn bị một cuốn sổ ghi chép hay máy tính để có thể lưu lại được những thông tin khi mà không được sử dụng các thiết bị ghi âm để đảm bảo được những nội dung cần thiết đều có trong biên bản.
- Những nội dung trong biên bản cuộc họp cần phải đi đúng trọng tâm để những người tham gia cuộc họp có thể hiểu được vấn đề một cách nhanh nhất, tránh việc trình bày, ghi chép quá dài dòng, lan man những thông tin không cần thiết.
- Các thông tin trong biên bản cuộc họp cần phải đúng, đảm bảo tính khách quan và trung thực, thư ký hoàn toàn không được sửa đổi hoặc bình luận ý kiến trong cuộc họp.
- Ngoài ra, mẫu biên bản ghi nhớ cuộc họp để đạt được sự tin cậy cao nhất thì cần phải cho tất cả mọi người đều biết và sửa chữa lại nếu như có vấn đề gì xảy ra.
2.2. Xây dựng bố cục của biên bản cuộc họp
Một mẫu biên bản cuộc họp công ty cần đáp ứng theo bố cục chung như sau:
- Biên bản cuộc họp cần có quốc hiệu, tiêu ngữ đầy đủ.
- Biên bản cuộc họp cần có tên văn bản kèm theo trích yếu nội dung.
- Cần có thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm, giờ,...).
- Các thành phần có tham dự cuộc họp (kiểm tra và xác nhận trên thực tế của cuộc họp).
- Biên bản cần trình bày cụ thể nội dung, diễn biến của cuộc họp.
- Kết thúc cuộc họp và thủ tục ký xác nhận của các thành phần có liên quan.
- Biên bản cũng cần có đầy đủ thông tin về tên công ty, số hiệu của biên bản kèm theo tên biên bản cụ thể.
- Ghi đầy đủ thời gian diễn ra cuộc họp là bao nhiêu?
- Thông tin cụ thể về người đứng ra chủ trì cuộc họp và thư ký cuộc họp.
- Ghi đầy đủ thời gian cụ thể kết thúc cuộc họp.
2.3. Phương pháp để ghi chép biên bản cuộc họp
- Những sự kiện thực tế có tầm quan trọng lớn như là các đại hội, xác nhận một sự kiện pháp lý hay kiểm tra hành chính, khám nghiệm, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác,... thì cần phải ghi thật đầy đủ, chính xác nhất mọi chi tiết của nội dung, tuy nhiên vẫn cần phải chú ý đi vào trọng tâm cũng như ghi lại nguyên văn của sự kiện đã diễn ra.
- Đối với các biên bản thông thường khác tại các tổ chức, doanh nghiệp có tính chất trong nội bộ thì có thể ghi chép một cách tổng hợp và thể hiện những nội dung chính đầy đủ theo nguyên văn.
- Trong phần kết thúc biên bản cuộc họp thì phải ghi thật rõ về thời gian kết thúc trên thực tế, việc bàn giao, kiểm tra hay khám nghiệm kết thúc cụ thể là mấy giờ và vào ngày nào,...
- Biên bản cuộc họp cần phải được đọc cho tất cả mọi người cùng nghe và xác nhận đó là biên bản phản ảnh được chính xác sự kiện kèm theo chữ ký xác nhận. Điều đặc biệt trong biên bản cuộc họp là cần phải có ít nhất 2 người ký xác nhận thì mới tạo được sự tin cậy cao và thông thường sẽ là thư ký và người chủ trì cuộc họp ký.
Tham khảo: Mẫu biên bản làm việc thông dụng
3. Một số mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay
3.1. Mẫu biên bản cuộc họp công ty
Biên bản cuộc họp công ty bao gồm có mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty, biên bản họp nội bộ, họp tổng kết cuối năm, họp cơ quan, họp phòng, cuộc họp hàng tháng, họp lãnh đạo,... là loại văn bản quan trọng sử dụng để ghi chép lại tất cả những nội dung chính của sự kiện đã diễn ra hay đang diễn ra theo thời gian và địa điểm nhất định. Đây tuy không phải là biên bản có giá trị pháp lý nhưng lại đóng vai trò quan trọng và là chứng cứ để chỉ đạo và thực hiện các công việc của công ty sau này theo đúng những gì đã bàn bạc và yêu cầu trong cuộc họp.
Tải mẫu biên bản cuộc họp file word tại đây:
mẫu biên bản cuộc họp công ty.doc
3.2. Mẫu biên bản các cuộc họp công đoàn
Mẫu biên bản cuộc họp công đoàn là tài liệu được sử dụng tại cấp cơ sở và được xem là một trong những thủ tục quan trọng không thể thiếu đối với một cuộc họp. Nội dung của mẫu biên bản cuộc họp công đoàn trình bày cụ thể và chi tiết về toàn bộ những thông tin có liên quan đến cuộc họp công đoàn, bao gồm cả về thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện đó.
Mẫu biên bản ghi chép cuộc họp công đoàn cũng bao gồm những thông tin cơ bản như một mẫu biên bản thông thường và bạn có thể tải mẫu biên bản cuộc họp theo file dưới đây:
biên bản cuộc họp công đoàn.doc
3.3. Mẫu biên bản các cuộc họp chi bộ
Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ được áp dụng trong các cuộc họp về sinh hoạt Đảng. Đây là một mẫu biên bản có đầy đủ các nội dung về thời gian, địa điểm cùng việc báo cáo toàn bộ những hoạt động của chi bộ Đảng và định hướng cho các công việc tương lai của chi bộ. Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ là tài liệu không thể thiếu và đóng vai trò vô cùng quan trọng và bạn có thể download mẫu biên bản cuộc họp tại đây:
3.4. Mẫu biên bản các cuộc họp giao ban
Khi có bất kỳ cuộc họp giao ban nào giữa các ngành được diễn ra thì cũng cần phải có mẫu đơn biên bản cuộc họp giao ban. Đây là mẫu biên bản ghi chép lại một cách chi tiết toàn bộ các nội dung về thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp, có những thành phần nào tham gia, nội dung chính được trao đổi trong cuộc họp như thế nào, thời gian kết thúc cùng các chữ ký xác nhận của những bên có liên quan.
Tải biểu mẫu biên bản cuộc họp giao ban tại đây:
biên bản cuộc họp giao ban.doc
3.5. Mẫu biên bản các cuộc họp lớp
Mẫu biên bản các cuộc họp lớp là biên bản được lập ra để có thể ghi chép lại toàn bộ những nội dung trình bày trong cuộc họp lớp. Cũng giống một số mẫu biên bản cuộc họp khác, biên bản cuộc họp lớp cũng thể hiện rõ ràng về thời gian, địa điểm cũng như các thành phần có tham gia trong cuộc họp và toàn bộ những nội dung diễn ra trong cuộc họp lớp.
Bạn có thể download mẫu biên bản cuộc họp.doc theo file dưới đây:
3.6. Mẫu biên bản các cuộc họp phụ huynh
Hàng năm tại các trường từ tiểu học đến THCS đều sẽ tổ chức các cuộc họp phụ huynh học sinh vào đầu và giữa năm do đó cũng rất cần phải có mẫu biên bản cuộc họp để có thể ghi chép lại cũng như cập nhật đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, các thành phần tham gia cùng với nội dung của cuộc họp. Và qua đó các bậc phụ huynh sẽ có thể nắm bắt được về tình hình học tập tại trường như thế nào, từ đó có phương án điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
Click vào file dưới đây để tải mẫu biên bản cuộc họp phụ huynh:
mẫu biên bản họp phụ huynh.doc
3.7. Mẫu biên bản cuộc họp ban hội đồng thành viên
Đây là mẫu biên bản được sử dụng trong các cuộc họp ban hội đồng thành viên trong nội bộ của doanh nghiệp để ghi chép lại những nội dung, các vấn đề được trao đổi, bàn bạc với sự tham gia của các thành viên trong công ty. Đây được coi là một nền tảng quan trọng để có thể xử lý các tình huống và vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt.
Các bạn có thể xem và tải mẫu biên bản cuộc họp hội đồng thành viên chuẩn tại đây:
mẫu biên bản ban hội đồng thành viên.doc
Hy vọng với những chia sẻ trên đây của bài viết, các bạn đã hiểu về mẫu biên bản cuộc họp cùng những thông tin quan trọng liên quan đến việc lập mẫu ghi biên bản các cuộc họp mới và chuẩn nhất. Từ đó áp dụng thật chính xác theo từng mục đích khác nhau tại các doanh nghiệp hay cơ sở mình đang làm việc.
Tham gia bình luận ngay!