Tổ chức bộ máy kế toán là gì? Mô hình tổ chức hiệu quả nhất

1. Tổ chức bộ máy kế toán là gì?

Bộ máy kế toán là tập hợp tất cả các nhân viên làm công việc kế toán trong doanh nghiệp bao gồm các các thiết bị, dụng cụ dùng để ghi chép, tính toán trong quá trình làm việc. 

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức kế toán nhằm giúp cho bộ máy kế toán trong doanh nghiệp làm việc một cách hiệu quả và năng suất cao nhất.

2. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả

Một bộ máy kế toán trong doanh nghiệp sẽ bao gồm toàn bộ những người làm kế toán tại doanh nghiệp đó kèm với những trang thiết bị có thể ghi chép, tính toán đồng thời xử lý tất cả những thông tin có liên quan đến việc kế toán tại doanh nghiệp từ công đoạn thu thập, kiểm soát cho đến giai đoạn tổng hợp, đánh giá và cung cấp các thông tin về tài chính của doanh nghiệp.

Việc tổ chức nhân sự trong công tác tổ chức bộ máy kế toán là hết sức quan trọng, phải tổ chức, phân phối ra sao để mỗi người có thể phát huy toàn diện khả năng, ưu điểm của bản thân mình, bên cạnh đó cũng tác động tích cực đến các bộ phận khác có liên quan.

Việc tổ chức bộ máy kế toán cũng cần phải dựa theo những yêu cầu, căn cứ trên quy mô và các đặc điểm trong việc tổ chức hoạt động sản xuất và kiểm soát cũng như dựa vào yêu cầu của công ty đó.

Dựa vào từng quy mô và đặc điểm của tổ chức, doanh nghiệp đó mà việc tổ chức bộ máy kế toán sẽ được thực hiện dựa trên những phương thức như sau:

2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo dạng tập trung

Đây là một phương thức tổ chức kế toán trong đó toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp sẽ được thực hành một cách tập trung tại phòng ban kế toán của doanh nghiệp đó. Đối với những bộ phận khác sẽ không có riêng bộ máy kế toán mà chỉ được phân bổ các nhân viên có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra các công tác về kế toán.

Thực hiện các công tác kiểm soát chứng từ, ghi chép lại sổ sách và hạch toán những nghiệp vụ nhằm đáp ứng cho nhu cầu của công tác quản lý sản xuất và kinh doanh trong từng bộ phận. Thiết lập các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ và đưa các chứng từ cùng với các báo cáo trở về phòng kế toán của doanh nghiệp để thực hiện xử lý đồng thời tiến hành các công tác về kế toán.

Hình thức tổ chức kế toán tập trung này có ưu điểm là tạo được điều kiện thuận lợi cho việc vận dụng những phương tiện liên quan đến kỹ thuật trong tính toán hiện đại, bố máy kế toán lúc này mặc dù ít nhân viên nhưng vẫn đảm bảo có thể cung cấp các thông tin kế toán một cách kịp thời cho nhà quản trị để thực hiện quản lý và lập kế hoạch cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Xem thêm: Hệ thống kế toán là gì? Các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán

2.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo dạng phân tán

Đây là hình thức giúp tổ chức bộ máy kế toán mà công tác kế toán sẽ không chỉ tiến hành ở phòng kế toán trong doanh nghiệp mà sẽ còn được thực hiện ở cả những bộ phận khác trong phân xưởng hoặc đơn vị tham gia quá trình sản xuất bên trong doanh nghiệp.

Công việc kế toán ở các bộ phận khác nhau sẽ do bộ máy kế toán của bộ phận đó thực hiện từ công việc kế toán lúc đầu, công việc kiểm soát và xử lý các chứng từ cho đến việc thực hiện kế toán một cách chi tiết và tổng hợp các thành phần kế toán, đồng thời cũng lập báo cáo kế toán đối với phạm vi của bộ phận dựa theo quy định của người kế toán trưởng.

Khi đó phòng kế toán trong doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ thu thập và tổng hợp số liệu từ các báo cáo của những bộ phận khác gửi về rồi lập báo cáo theo quy định đã đề ra của Nhà nước để thực hiện công việc hướng dẫn công tác kiểm tra kế toán cho từng bộ phận.

Các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc những liên hợp về sản xuất và kinh doanh đa phần sẽ thường sử dụng hình thức kế toán này.

2.3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo dạng kết hợp giữa phân tán và tập trung

Đây là một hình thức để tổ chức bộ máy kế toán bằng việc kết hợp lại cả hai hình thức tổ chức phía trên, khi đó bộ máy tổ chức kế toán sẽ bao gồm cả phòng kế toán trung tâm trong doanh nghiệp đó kèm với những bộ phận kế toán đồng thời có cả nhân viên kế toán trong các bộ phận khác nữa.

Phòng kế toán của trung tâm sẽ thực hiện việc kế toán đối với những nghiệp vụ tài chính của toàn doanh nghiệp còn các bộ phận khác thì sẽ không thực hiện công tác tổ chức kế toán mà sẽ thực hiện việc tổng hợp lại những tài liệu kế toán dựa vào thông tin từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán đưa lên, thực hiện thiết lập báo cáo chung cho toàn thể đơn vị, thực hiện việc hướng dẫn để kiểm tra toàn bộ các công tác kế toán, kiểm tra về kế toán ở trong doanh nghiệp của mình.

Nhân viên kế toán trong từng bộ phận sẽ có nhiệm vụ là thu thập các chứng từ hoặc thực hiện kiểm tra để kịp thời xử lý chứng từ đó theo định kỳ rồi gửi về phòng kế toán trung tâm.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này sẽ phù hợp với những đơn vị có quy mô rộng lớn tuy nhiên những bộ phận phụ thuộc sẽ được chia cấp quản lý khác nhau để thực hiện các công tác quản lý dựa theo sự phân công của người quản trị doanh nghiệp.

Chung quy lại là để có thể thực hiện được toàn bộ những chức năng của mình, người chủ doanh nghiệp phải nắm rõ tổ chức bộ máy kế toán là gì thì mới có thể tổ chức nó một cách khoa học và thật hợp lý sao cho mọi thứ được chuyên môn hóa, mọi vấn đề phải được thống nhất với nhau.

Mỗi người trong từng bộ phận cũng phải hiểu được vai trò của mình trong tổ chức bộ máy kế toán là gì để có thể thực hiện một cách đồng đều, trơn tru, hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình.

Các phần hành trong tổ chức bộ máy kế toán là gì?

Bộ máy kế toán của doanh nghiệp đa phần sẽ được phân bổ thành các phần hành bao gồm: Phần hành về kế toán lao động cụ thể là tiền lương; Phần hành về kế toán vật liệu cụ thể là tài sản cố định; Phần hành về kế toán chi phí sản xuất đồng thời tính toán về giá thành của các mặt hàng, sản phẩm; Phần hành về kế toán các khoản thanh toán; Phần hành đối với kế toán tổng hợp

Để có thể thực hiện các phần hành kế toán một cách thuận lợi và trôi chảy thì cần lên kế hoạch trong việc công tác kế toán. Từ đó sẽ có thể kiểm soát được các tiến độ trong việc thực hiện và chấn chỉnh, kết hợp với các nhiệm vụ khác một cách nhanh chóng để đạt được năng suất cùng với kết quả cao trong công tác của bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng có vai trò vô cùng quan trọng trong công cuộc quản lý bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Người kế toán trưởng là một chức danh trong nghề nghiệp được Nhà nước quy định có trách nhiệm thực hiện tổ chức và điều hành đối với tất cả công tác hạch toán trong một doanh nghiệp nào đó.

Bên cạnh là một người tham mưu cho nhà quản trị thì người kế toán trưởng sẽ còn thực hiện công tác kiểm soát, quản lý các hoạt động của doanh nghiệp, đầu tiên là về vấn đề tài chính. Khi vai trò của người kế toán trưởng được thực hiện tốt thì sẽ phát huy được tất cả hiệu quả trong hoạt động thực hiện các chức năng cốt lõi của kế toán.

3. Trách nhiệm của người đại diện trong tổ chức bộ máy kế toán là gì?

Người đại diện theo pháp luật của một đơn vị kế toán sẽ có những trách nhiệm như sau:

- Thực hiện tổ chức về bộ máy kế toán, phân bổ người làm kế toán thật hợp lý theo đúng tiêu chuẩn về năng lực, đạo đức,... đã được quy định theo luật pháp

- Thực hiện quyết định thuê làm kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng

- Tham gia vào việc quản lý và điều hành các công tác kế toán ở trong đơn vị kế toán dựa theo những quy định của pháp luật đã đề ra, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về những vấn đề, hậu quả mà mà mình gây ra

4. Những tiêu chuẩn và trách nhiệm của người làm kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán là gì?

- Người làm kế toán cần phải đáp ứng được những yêu cầu như sau:

+ Có trong mình những phẩm chất và đạo đức về nghề nghiệp như tính trung thực, tính cẩn thận, có ý thức trong việc chấp hành những quy định mà pháp luật đề ra

+ Nắm vững được những yêu cầu về trình độ chuyên môn và các nghiệp vụ liên quan đến kế toán.

- Người thực hiện nghĩa vụ kế toán cần phải có trách nhiệm trong việc tuân theo những quy định mà pháp luật đã đề ra về kế toán, thực hiện đầy đủ những công việc đã được phân công, đồng thời phải chịu trách nhiệm về tính chuyên môn và nghiệp vụ của mình. Khi có sự thay đổi về người thực hiện kế toán thì người kế toán cũ sẽ phải có trách nhiệm là bàn giao lại toàn bộ những công việc về kế toán, tài liệu kế toán cho người kế toán mới để họ nắm bắt được. Đồng thời người làm kế toán mới cũng sẽ phải chịu trách  nhiệm khi nhận những thông tin mới đó.

Như vậy là vừa rồi chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về toàn bộ những thông tin xoay quanh vấn đề tổ chức bộ máy kế toán là gì? Hy vọng qua đây bạn có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy kế toán để áp dụng cho công ty, doanh nghiệp của mình.