1. Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng thường hay được gọi tắt là QMS (từ viết tắt của Quality Management System). Hiểu một cách đơn giản thì QMS là hệ thống để quản lý chất lượng của một sản phẩm hay một quá trình. Đi sâu hơn vào định nghĩa thì, hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống hợp thức hóa các cấu trúc, quy trình, thủ tục và trách nhiệm cần thiết cho việc quản lý chất lượng một cách hiệu quả.
Hệ thống QMS thiết lập nên cách thức mà một doanh nghiệp phải tuân theo để sản xuất, ghi chép, kiểm soát và cung cấp một sản phẩm, đem đến những giá trị cảm quan cho khách hàng.
Việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng có ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. QMS giúp doanh nghiệp điều phối và định hướng các hoạt động để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và các quy định bắt buộc, cũng như nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động trên một nền tảng liên tục.
Xem thêm: việc làm thẩm định - giám định - quản lý chất lượng
2. Những lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng
- QMS vạch ra một đường hướng cụ thể để doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình và tạo ra kết quả nhất quán, cung cấp cho ban lãnh đạo, đội ngũ quản lý một tiến trình rõ ràng dẫn đến thành công.
- Hệ thống này đặt ra một yêu cầu tiêu chuẩn hóa cho tất cả các bộ phận chức năng và phòng ban. Nhờ đó, ban quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá hiệu suất của quá trình và đặt ra những mục tiêu, đường hướng cho phòng ban.
- Việc triển khai thực hiện QMS giúp làm tăng mức độ tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, nhờ vậy khiến doanh nghiệp nâng cao doanh thu và thị phần trên thị trường.
- QMS đảm bảo rằng các mục tiêu của doanh nghiệp được liên kết với nhau, đều hướng tới đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo ra một chuỗi giá trị hoàn hảo.
- Nó giúp doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả hơn, giảm được các chi phí không cần thiết cũng như tránh được lãng phí.
- Hệ thống QMS giúp đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho từng vai trò công việc và từng nhóm, giúp khâu xử lý vấn đề diễn ra minh bạch, tránh được những thông tin sai lệch, mơ hồ.
- Nó cho phép một doanh nghiệp hiểu được những thiếu sót hiện tại của mình, hiểu được những quan tâm, băn khoăn của khách hàng. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định, cải tiến và kiểm soát các quy trình của mình, thực hiện những hoạt động đúng trọng tâm, giải quyết những vấn đề hiện hữu.
Đọc thêm: Gợi ý cách viết cv xin việc nhân viên chất lượng chuẩn nhất
3. Thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng
Trước khi thiết lập hệ thống QMS, doanh nghiệp phải xác định và quản lý một loạt các quy trình đa chức năng, để giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Việc thiết lập hệ thống QMS phải chịu ảnh hưởng từ các mục tiêu, yêu cầu khác nhau và tính chất của các loại sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Các bước cơ bản để triển khai hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- Thiết kế và xây dựng:
Phần thiết kế và xây dựng này là để phát triển các cấu trúc, quy trình và kế hoạch thực hiện cụ thể. Bước này cần phải có sự tham gia, giám sát của quản lý cấp cao để đảm bảo hệ thống QMS được phát triển gắn liền với nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.
- Triển khai thực hiện:
Trong bước này, hệ thống QMS sẽ được phân chia chi tiết thành những quy trình tổng thể và quy trình nhỏ, doanh nghiệp cũng thực hiện việc giáo dục đào tạo nhân viên về các tài liệu, công cụ, chỉ số quản lý chất lượng.
- Kiểm soát và đo lường:
Doanh nghiệp sẽ thực hiện các cuộc đánh giá mang tính chất thường xuyên và có hệ thống để kiểm soát và đo lường hệ thống QMS hiện đang áp dụng. Các quy trình kiếm soát và đo lường của từng doanh nghiệp cũng khác nhau, tùy thuộc vào quy mô tổ chức, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.
- Xem xét và cải thiện:
Đây là bước xử lý kết quả của cuộc đánh giá, mục tiêu là để xác định hiệu quả, năng suất của quá trình, dựa trên những dữ liệu thu thập được trong quá trình đánh giá để phát triển, cải thiện các quy trình tốt hơn, phòng tránh những rủi ro, hạn chế có thể gặp phải.
4. Những hệ thống quản lý chất lượng phổ biến
Mỗi doanh nghiệp lại có những mục tiêu, giá trị riêng, cũng cấp những sản phẩm, dịch vụ khác nhau, vậy nên hệ thống quản lý chất lượng cũng phải đa dạng để thích ứng với những khác biệt này. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều loại hệ thống QMS khác nhau, mỗi loại đều có ưu, nhược điểm và khả năng riêng biệt. Sau đây, chúng tôi xin điểm qua một vài loại hệ thống quản lý chất lượng phổ biến nhất.
4.1. ISO (International Organization for Standardization - Hệ thống Tiêu chuẩn hóa)
Bộ tiêu chuẩn ISO là một trong những hệ thống quản lý chất lượng phổ biến nhất hiện nay, được công nhận rộng rãi trên thế giới, do tổ chức ISO – Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành.
Các yêu cầu mà ISO đưa ra đều được phát triển bởi những chuyên gia hàng đầu từ khắp mọi nơi trên thế giới, đảm bảo tiêu chuẩn này có độ tin cậy cao. Tiêu chuẩn ISO được đánh giá cao và sử dụng rộng rãi, bởi vì nó yêu cầu sự xác minh từ bên thứ ba, tức là các doanh nghiệp phải được đánh giá thường xuyên để kiểm tra xem họ có tiếp tục đáp ứng được các tiêu chuẩn hay không.
Ví dụ một số bộ tiêu chuẩn của ISO: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 về quản lý chất lượng sản phẩm (ISO 9000, ISO 9001,...), Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 về quản lý môi trường (ISO 14001, ISO 14004,...), Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 về quản lý an toàn thực phẩm (ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003…),…
4.2. TQM (Total Qualityl Management - Quản lý chất lượng toàn diện)
Hệ thống TQM đi sâu hơn vào tiếp cận về quản lý chất lượng ở mọi công đoạn, quy trình, khía cạnh, nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả chung của doanh nghiệp. Khác với hệ thống ISO tập trung vào yếu tố bên ngoài, tức đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ để gây dựng niềm tin của khách hàng; hệ thống TQM lại tập trung vào các yếu tố bên trong, tức quản lý chất lượng của nội bộ doanh nghiệp.
TQM là một hệ thống quản lý chất lượng nổi tiếng trên thế giới, đặc biệt rất được tin dùng tại Nhật Bản, quốc gia của sự quy củ và kỷ luật. Các công ty tầm cỡ áp dụng hệ thống quản lý TQM có thể kể đến như: Toyata, Motorola, Ford Motor, Xerox,…
4.3. CQI (Chartered Quality Institute - Cải tiến chất lượng liên tục)
CQI là một hệ thống chất lượng yêu cầu doanh nghiệp phải cải tiến liên tục và tức thì, hệ thống này tập trung ít hơn vào các quy trình và chức năng, mà trọng tâm của nó là vai trò của các nhóm, các cá nhân trên con đường đạt đến chất lượng.
Phương pháp tiếp cận nổi tiếng của hệ thống này chính là “Plan, Do, Check, Act”, tức là “Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Cải tiến”. Phương pháp này đã được điều chỉnh để phù hợp với nhiều ngành nghề và công ty, kể cả những ngành không sử dụng CQI làm hệ thống QMS chính hoặc duy nhất.
Hệ thống CQI chú trọng vào ba yếu tố để đảm bảo chất lượng: Thứ nhất, quản trị mạnh để xác định mục tiêu của doanh nghiệp và chuyển chúng thành hành động; Thứ hai, hệ thống chuẩn để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng; Thứ ba, cải tiến văn hóa để liên tục cải thiện tốt hơn.
Trên đây là những thông tin tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng, hi vọng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu được định nghĩa hệ thống quản lý chất lượng là gì và tầm quan trọng của nó đối với hoạt động quản trị và kinh doanh của doanh nghiệp.
Tham gia bình luận ngay!