Tìm hiểu tất tần tật về phòng nhân sự gồm những mảng nào?

1. Tổng quan về phòng nhân sự

Yếu tố con người là vô cùng quan trọng trong việc phát triển của công ty. Một công ty có bền vững hay không, có phát triển hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân sự của công ty đó. Đó là lý do tại sao ngành nhân sự có vai trò quản lý nhân viên lại quan trọng đến thế.

Một công ty thay đổi nhân sự liên tục vì những lý do như nhân viên không phù hợp với văn hóa công ty, nhân viên bị đuổi việc, v.v. Vậy bạn nghĩ lý do tại sao lại dẫn đến tình trạng này? Việc tuyển dụng nhân sự sẽ do bộ phận tuyển dụng thực hiện. Nếu thực hiện tốt, bộ phận này sẽ tìm kiếm được các ứng viên ưu tú, tiềm năng, có khả năng đi đường dài với công ty. Nhưng ngược lại, nếu không tìm hiểu kỹ về ứng viên mà chỉ tuyển dụng cho đủ chỉ tiêu thì sớm muộn gì công ty cũng phải “thay máu”.

Ngoài ra, việc quản lý nhân sự ở đây còn bao gồm các hoạt động như quản lý hồ sơ, giấy phép như giấy xin thôi việc, giấy xin nghỉ phép, giấy nghỉ sinh,... Hay phòng nhân sự cũng chịu trách nhiệm về việc tính lương, theo dõi và thống kê mức thưởng, phạt, .v.v.

Mang một trọng trách lớn trên vai cũng như khối lượng công việc vô cùng nhiều, các công ty, doanh nghiệp không để một người quản lý một đầu việc mà phải chia ra thành các bộ phận nhỏ hơn. Trong mỗi bộ phận cũng được phân thành các vị trí từ cao đến thấp như trưởng phòng, quản lý và nhân viên. Mỗi bộ phận sẽ tự quản lý “quân” của mình, các trưởng bộ phận sẽ làm việc với nhau, với cấp trên để công việc hiệu quả nhất.

Thông qua những thông tin phía trên, bạn đã phần nào đoán được các mảng chính của ngành nhân sự đúng không nào? Chúng tôi xin được tổng hợp lại, nhân sự bao gồm bốn mảng chính đó là:

- Bộ phận tuyển dụng nhân sự

- Bộ phận quản lý phúc lợi và lương thưởng

- Bộ phận hành chính nhân sự

- Bộ phận đào tạo nhân sự

Chúng ta sẽ cùng đi cụ thể hơn về từng bộ phận để biết họ là ai và làm những công việc gì nhé.

Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn ngành hành chính nhân sự

2. Nhân sự gồm những mảng nào?

2.1. Bộ phận tuyển dụng nhân sự

Bộ phận tuyển dụng nhân sự sẽ có những headhunter, những người đi tìm kiếm và thực hiện tuyển dụng các ứng viên. Bạn đã từng viết CV online và nhận được cuộc gọi từ nhà tuyển dụng hay chưa? Đó chính là những người thuộc bộ phận tuyển dụng. Họ sẽ hàng ngày đi vào các trang web, đọc bản CV để tìm kiếm ứng viên ưu tú cho công ty.

Không làm việc độc lập, những người trong bộ phận tuyển dụng phải làm việc với các phòng ban khác nhau để lấy thông tin tạo bản mô tả công việc. Chẳng hạn như họ sẽ làm việc với bên quản lý lương để đề xuất mức lương hợp lý, làm việc với bên hành chính để biết hồ sơ ứng viên cần nộp là gì, v.v. Từ trưởng phòng cho đến quản lý và nhân viên, mỗi vị trí đều thực hiện những đầu việc tương tự nhau nhưng ở quy mô khác nhau. Vậy các công việc chính của bộ phận này là gì?

- Tạo bản mô tả công việc thu hút ứng viên, sau đó đăng bài và tìm kiếm ứng viên. Ở bước này, trước khi tạo bản mô tả công việc, nhân sự sẽ phải lập kế hoạch và chiến lược tìm kiếm ứng viên. Chẳng hạn như bài đăng nên gồm những nội dung nào, nên đăng bài vào thời gian nào, tìm kiếm ứng viên ở những website tuyển dụng hay group nào, v.v. Bên cạnh đó, bản mô tả công việc cần chuẩn bị hết sức cẩn thận, làm sao để bao hàm đầy đủ thông tin về công việc, cụ thể mức lương thưởng để ứng viên rõ hơn. Cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp bộ phận này tiết kiệm thời gian giải đáp thắc mắc và sàng lọc ứng viên dễ dàng hơn.

- Sàng lọc hồ sơ, thực hiện phỏng vấn và thông báo kết quả: trong quá trình tìm kiếm, bên tuyển dụng sẽ phải đọc từng bản CV và sàng lọc. Soạn thông báo phỏng vấn, nhắc nhở ứng viên thời gian phỏng vấn và thực hiện phỏng vấn ứng viên cũng là công việc của bộ phận tuyển dụng. Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ dựa vào những câu hỏi đã chuẩn bị trước để đánh giá ứng viên một cách khách quan nhất. Nếu ứng viên phù hợp thì nhân sự sẽ gửi thông báo trúng tuyển, nếu ứng viên không phù hợp thì nhân sự cũng có trách nhiệm thông báo đến ứng viên.

Tại đây, nhân viên sẽ phải báo cáo công việc và tham gia các cuộc họp do trưởng phòng tổ chức. Trong quá trình họp, nhân viên phải nêu ra những khó khăn, hạn chế trong công tác tuyển dụng. Hay ý tưởng về giải pháp và cách khắc phục nhược điểm của quy trình tuyển dụng.

Đọc thêm: Kinh nghiệm nhân sự mà ai cũng nên học hỏi

2.2. Bộ phận quản lý lương thưởng và phúc lợi

Nhiều người nghĩ quản lý lương thưởng sẽ là nhiệm vụ của kế toán. Sự thật đây là công việc của phòng nhân sự. Bộ phận quản lý lương và phúc lợi phải nắm được thu nhập cụ thể của từng nhân viên trong công ty, theo dõi lịch đi làm, nghỉ phép hay còn gọi là chấm công để tính lương cho nhân viên đó.

Ngoài ra bộ phận cũng làm việc với nhân viên các phòng ban khác, giải quyết vấn đề, thắc mắc, cập nhật và thống kê mức thưởng của từng nhân viên. Nhân viên trong bộ phận này phải làm việc một cách nghiêm túc và rõ ràng để có kết quả chính xác và công bằng nhất. Tránh xảy ra nhầm lẫn, tránh thiên vị gây xào xáo nội bộ công ty.

Ngoài việc theo dõi bảng chấm công để biết ngày nghỉ phép, ngày không đi làm để tính lương thì bộ phận này cũng chịu trách nhiệm lập bảng lương, thống kê và đánh giá để đưa ra mức khen thưởng. Bên cạnh đó, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại bảo hiểm cho nhân viên. Giải quyết các tranh chấp hay các vấn đề liên quan tới chính sách, lương, thưởng lao động.

Xem thêm: Danh sách việc làm thực tập nhân sự

2.3. Bộ phận hành chính nhân sự

Nhắc tới hành chính nhân sự chúng ta có thể nghĩ ngay đến giấy tờ, tài liệu liên quan tới nhân sự. Thật vậy, bộ phận này chịu trách nhiệm chính về tài liệu, hồ sơ của cả công ty và nhân viên. Cụ thể, công việc của bộ phận hành chính nhân sự bao gồm:

- Soạn thảo và lưu trữ tài liệu, hồ sơ của ứng viên: các tài liệu, hồ sơ ở đây bao gồm các loại giấy tờ xin nghỉ, hợp đồng lao động, tài liệu các quy định, nguyên tắc trong công ty, soạn thảo và in ấn bằng khen, thư từ. Nhân sự có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của ứng viên, lập báo cáo hàng ngày với cấp trên, theo dõi thời gian hết hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng lao động.

- Chịu trách nhiệm về các hóa đơn mua sắm thiết bị, đồ dùng, hay chi phí các sự kiện mà công ty tổ chức. Chẳng hạn như chi phí đầu tư máy tính, đèn, bàn, chi phí tổ chức team building, tổ chức đi du lịch hàng năm. Có thể nói bộ phận hành chính kiêm luôn vai trò quản lý chi tiêu và tài sản của công ty. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể xây dựng văn hóa công ty hay nhận hàng và gửi hàng cho công ty.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự

2.4. Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự

Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự làm việc nhiều nhất với bộ phận tuyển dụng. Ứng viên sẽ được đào tạo khi mới được tuyển dụng thành công hay được đào tạo định kỳ. Vai trò của bộ phận này là theo dõi, đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên trong công ty. Cụ thể, bên đào tạo sẽ xây dựng các chương trình hay chiến lược đào tạo nhân viên sao cho tiết kiệm thời gian mà vẫn đào tạo hiệu quả. 

Đồng thời, sau khi theo dõi năng lực toàn bộ nhân viên trong một thời gian, hay do tính chất công việc cần cập nhật mới, bộ phận này cũng sẽ thiết lập các chương trình đào tạo định kỳ. Giúp nhân viên tiếp cận được với định hướng mới của công ty nói chung và công việc nói riêng. Như vậy, bộ phận đào tạo phát triển sẽ phải làm việc với các phòng ban khác như marketing, kỹ thuật,... để xác định nhu cầu và thông tin xây dựng chương trình đào tạo.

Bài viết đã mô tả một cách chi tiết về các mảng của phòng nhân sự. Ứng viên cần xem xét kỹ nhiệm vụ của từng phòng ban và xác định xem mình phù hợp với bộ phận nào và có những kỹ năng phục vụ cho công việc ở bộ phận nào là tốt nhất.